Contentieux

Libérer les juristes d’un certain nombre de tâches rébarbatives grâce à l’automatisation du processus juridique est une démarche qui suscite beaucoup d’espoirs et certaines interrogations.
Eu égard au volume souvent pléthorique de documents juridiques à prendre en compte et à l’hétérogénéité de leurs formats qui, s’ils sont numériques, ne sont pas forcément structurés, il est évident qu’envisager un tel projet, nécessite, méthode, outils et organisation.
Voyons quels sont les enjeux et les principales étapes d’un projet d’automatisation réussi.

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1. Quels sont les enjeux de l’automatisation du processus juridique

2. Les étapes du projet d’automatisation du processus juridique

L’indispensable chargement de l’existant juridique

L’automatisation de la génération de contrat

Le suivi de la vie du contrat

• La notification des alertes
• L’attribution des tâches
• Le paramétrage du workflow d’approbation
• La mise en signature électronique

L’automatisation du reporting

• La génération et la diffusion automatique des rapports destinés aux opérationnels
• La communication automatisée du tableau de bord juridique
• Le calcul et la présentation des KPI de la direction juridique

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Dans le domaine juridique le ebilling concerne les entreprises qui font appel à des cabinets d’avocat.
Voyons comment fonctionne le ebilling, ce qu’il apporte et quelles sont les entreprises qui gagneraient à adopter cette solution innovante pour leur département juridique.

Comment fonctionne une solution d'ebilling ?

Le principe est simple.
 

Le département juridique de l’entreprise définit les règles de facturation dans son logiciel d’ebilling (référentiel des prestations juridiques, prix négociés avec le cabinet…).
 

Les avocats se connectent à la solution d’ebilling de leur client et créent leurs factures en ligne. Le client valide les factures et elles sont intégrées à l’ERP pour paiement. Tous les éléments de suivi des travaux et de facturation des honoraires d’avocat sont ainsi centralisés dans un outil unique.
 

Les bénéfices du ebilling

Maîtriser les coûts grâce au ebilling

Le ebilling apporte un parfait contrôle de la sous-traitance des prestations juridiques aux avocats et assure ainsi la maîtrise des coûts juridiques. Il apporte une solution pour vérifier que les règles fixées par l’entreprise sont respectées par les services.
 

Il permet aussi de contrôler de façon automatisée la conformité de la facturation à ce qui été négocié avec chaque cabinet :
 

• Avoir une vue précise et rapide des travaux réalisés conformément au contrat
• Vérifier que les avocats ont respecté les règles internes de l’entreprise
• Contrôler tous les éléments de la facturation (taux horaire, frais de déplacement…)

Le contrôle des factures est bien plus simple et plus rapide. On passera d’une à deux heures à quelques minutes pour le réaliser.
 

Une collaboration performance entre juristes et avocats

Disposer d’un espace commun sécurisé permet de renforcer la collaboration sur les dossiers. Le processus de traitement des dossiers est mieux suivi et il est plus facile de rectifier le tir en cas de besoin.
 

Globalement le ebilling apporte plus de transparence et de performance aux processus juridiques.
 

Qui a besoin du ebilling

Un pas de plus vers la digitalisation

En France le recours à l’ebilling pour la facturation des prestations d’avocat est encore naissant.
Les entreprises qui sont déjà engagées dans la digitalisation de leurs processus juridiques, adopteront naturellement le ebilling.
 

Si elles ne sont pas encore digitalisées c’est peut-être un de leur cabinet qui le sera et qui proposera de mettre en place ce type de solution pour mieux collaborer.
 

Les grandes entreprises et les entreprises internationales

Les grandes entreprises déploient ce type de solution à des fins de pilotage budgétaire et de contrôle des coûts.
Mais même les PME peuvent avoir intérêt à adopter l’ebilling. Surtout si elles se développent en Amérique du Nord où il est plus répandu.

 

Un référentiel des prestations juridiques

En Amérique du Nord, le ebilling est plus largement adopté par les entreprises et les cabinets d’avocats.

La norme LEDES a été créé afin de classifier les différents services juridiques des avocats dans le référentiel unique UTBMS.

En France les entreprises devront créer leur propre référentiel pour définir les prestations facturables et les catégoriser.

Réussir son déploiement ebilling

Comme tout projet, le déploiement du ebilling sera réussi à certaines conditions.
 

• Une méthodologie de projet performante
• L’adéquation de la solution aux besoins
• L’adhésion des équipes et leur accompagnement à l’utilisation de la solution

Au final, l’ebilling, apporte une excellente visibilité des dossiers juridiques de l’entreprise.
 

Il permet donc au juriste de prendre du recul et de se focaliser sur les aspects plus stratégiques de son métier.
 

De quoi apporter de nouvelles perspectives d’optimisation aux équipes juridiques !

1. La réactivité de l’éditeur de logiciel juridique

En matière de satisfaction client, une entreprise à la recherche de l’éditeur de logiciel juridique idéal attend une solution métier performante mais également un partenaire à son écoute.
 

La réactivité de l’équipe du prestataire est le premier critère qu’il va juger, avant, pendant et après le projet.

 

2. La satisfaction client passe par l’adéquation du logiciel juridique à son quotidien

Le choix du client pour tel ou tel éditeur de logiciel juridique va ensuite se baser sur l’existence d’un contenu juridico fonctionnel qui sera adapté à son activité quotidienne. Notamment en termes de workflow, d’alertes, ou de KPI, etc…
Le client, pour qu’il soit pleinement satisfait, s’attend aussi à un certain degré d’adaptabilité.
 

Ainsi, d’un point de vue technique le logiciel juridique aura des fonctionnalités prédéfinies mais aussi une certaine souplesse dans les paramétrages afin de permettre l’adéquation de l’outil aux processus juridiques de l’entreprise.
 

La capacité d’adaptation du fournisseur joue aussi sur la satisfaction client.
 

Le client va juger l’éditeur sur ses équipes. Ecoute, souplesse et adéquation à ses exigences seront de mise.

 

3. La satisfaction du client repose sur une double compétence de l’éditeur de logiciel juridique

Le client doit pouvoir compter sur une expertise juridique de l’éditeur mais aussi sur une expertise technique.
A titre d’exemple, le juriste va devoir dans le cadre de ses missions éditer certaines types de documents juridiques récurrents : contrats, feuilles de présence, PV d’AG...
 

Le juriste voudra dans certains cas que ses documents se pré remplissent à partir d’informations qu’il aura déjà saisi dans l’outil.
 

Le client aura alors besoin de s‘appuyer sur l’expertise technique de son éditeur pour la mise en place de ses documents types.
 

Le client choisira donc son éditeur de logiciel juridique sur le critère de la double compétence : la base métier juridique et la compétence technique que le client n’a pas forcément en interne.
Ainsi ,par exemple, le juriste pourra modéliser les champs qui vont se remplir automatiquement dans ses documents juridiques. Il va ainsi se libérer du temps sur des tâches à faible valeur ajoutée pour se consacrer à son coeur de métier.
 

C’est ainsi que l’éditeur pourra développer la satisfaction client.

 

4. Le customer success manager : une équipe dédiée à la satisfaction client

La présence d’une équipe en charge de la satisfaction client fait partie des critères qui feront pencher la balance dans le choix d’un éditeur de logiciel juridique.
 

Une organisation de type CSM customer success management permet ainsi d’accompagner de client dans son utilisation du logiciel.
 

Bien plus qu’un simple support technique il s’agit d’aider le client à exploiter au mieux le logiciel.

 

5. L’innovation

Enfin la capacité d’innovation de l’éditeur est aussi un critère qui contribue à la satisfaction client.
 

Grâce à sa veille juridique, l’éditeur identifie les nouveaux besoins de ses clients et se met à jour par rapport aux évolutions de la législation.
 

L’existence d’un club utilisateurs peut aussi faciliter la remontée d’information du terrain vers la R&D.
 

Avec la satisfaction client en ligne de mire, l’éditeur accompagnera le client dans toutes les étapes du projet : au tout début du projet, pendant le déploiement et les formations, jusqu’à la fin du projet.
 

Le conseil, l’accompagnement à la conduite du changement, les formations et le support technique jouent à plein pour garantir la satisfaction client.