Comment mieux gérer le document juridique en entreprise ?
L’augmentation du volume de document juridique est proportionnelle à l’inflation législative. Toujours plus nombreux et plus volumineux, ils nécessitent un traitement à la hauteur des enjeux financiers qu’ils représentent. Voyons quelles sont les bonnes pratiques pour gérer plus efficacement le document juridique en entreprise.
1. Instaurer une base archive unique
Archiver un document juridique dans une base unique accessible via le web (de type drive Google ou Microsoft), est le B-A BA, d’une gestion documentaire optimisée.
De nombreux utilisateurs continuent pourtant de stocker des documents sur leur ordinateur. On a pu voir pendant le confinement que cette pratique était loin d’être optimale.
Définir un système d’archivage centralisé du document juridique accessible via le web, apporte un gain de temps et de productivité certain.
Il permet aussi de profiter de fonctionnalités avancées de collaboration. Recherche par mots clés, suivi du versioning et envoi automatisé du document à la signature, sont possible, à partir d’une base documentaire centralisée.
2. Utiliser un système de versioning du document juridique
Le versioning permet d’intégrer les informations d’un document juridique dans une fiche de suivi et de retracer son historique jusqu’à la version définitive.
Mettre en place le versioning de tout type de document juridique permet ainsi de gérer de façon optimisée les contributions des différents intervenants.
3. Eliminer l’archivage de document juridique au format image
Lorsqu’un document juridique est archivé en format image, parce qu’il a été scanné par exemple, il n’est pas possible d’utiliser un module de recherche pour identifier son contenu.
Pour les nouveaux documents, la bonne pratique consiste à les archiver dans leur format d’origine et à ajouter les éléments de validation, comme les signatures, plutôt que scanner l’ensemble du document.
Pour les documents existants, il faudra les OCRiser. C’est-à-dire les transformer du format image au format texte grâce à une application OCR. Celle-ci va reconnaître les chaînes de caractères à l’intérieur du document image et les transformer en texte.
4. Coupler workflow d’approbation interne et signature électronique
Utiliser un workflow d’approbation avec pour dernière étape une signature électronique intégrée est le nec plus ultra de la digitalisation du document juridique. Le workflow permet de faire passer le document juridique de service en service de façon automatisée.
La signature électronique permet ensuite une validation accélérée des documents. Cette dématérialisation complète apporte :
- Gain de temps
- Traçabilité et suivi optimisé des documents
- Archivage à valeur probante
- Accès aux fonctions de sélection automatisée des données dans les documents (datamining)
5. Tirer profit du datamining
Basé sur l’intelligence artificielle, le datamining permet de rechercher des informations dans un document juridique pour générer une action.
Il permet par exemple de rechercher dans un contrat des métadonnées comme la date de début et de fin pour positionner automatiquement des alertes qui seront envoyées au juriste.
En lien avec les opérationnels celui-ci pourra étudier la pertinence de renouveler, renégocier ou résilier le contrat qui arrive à échéance.
6. Utiliser un générateur de document simple
Pour un document juridique simple comme un contrat de travail, il sera particulièrement intéressant d’utiliser un générateur de document.
Les documents sont élaborés à partir d’un ensemble de paragraphes prédéfinis, ce qui est un gain de temps et une garantie de conformité pour l’utilisateur et l’entreprise.
7. Homogénéiser et sécuriser ses modèles de contrats en utilisant un clausier
Cette fonction permet aux non juristes, comme les commerciaux par exemple, de générer de manière autonome un document juridique de type contrat.
Le clausier répertorie des modèles de clauses juridiques et l’utilisateur n’a plus qu’à sélectionner ce dont il a besoin pour générer son contrat. Le système déclenche même des alertes s’il détecte des incohérences dans les clauses sélectionnées permettant à l’utilisateur de les corriger.
En conclusion, gérer le document juridique en appliquant ces bonnes pratiques permet de rationaliser le processus juridique de l’entreprise.
On peut commencer à mettre en oeuvre ces bonnes pratiques en utilisant des solutions du marché comme google drive ou adobe sign par exemple.
Toutefois pour bénéficier de fonctionnalités parfaitement adaptées au document juridique, mieux vaut s’appuyer sur l’expérience d’un éditeur apportant à la fois expertise technique de la gestion documentaire et maîtrise du processus juridique, pour un budget relativement modique.