Contrats

Transformer la gestion de dépenses juridiques tout en renforçant la transparence et l'efficacité du traitement administratif.

Optimisation de la gestion des dépenses juridiques : KPIs dynamiques, digitalisation et automatisation de la gestion administrative

La gestion des dépenses constitue un défi omniprésent pour les entreprises, confrontées à une diversité croissante de pratiques et de coûts. Face à cette complexité, trois solutions innovantes émergent pour répondre aux défis de la gestion des dépenses juridiques :  

• Transformer la gestion de dépenses juridiques avec des KPIs dynamiques,

• Digitaliser la gestion des dépenses juridiques via une transition du papier au numérique, et  

• Automatiser la gestion administrative avec l'e-billing juridique.  

Ces approches combinées représentent une évolution majeure dans la manière dont les entreprises abordent la gestion des dépenses juridiques, passant d'un processus complexe et coûteux à une opération fluide et rentable.

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‍Transformez la gestion des dépenses juridiques avec des KPIs dynamiques

Dans un environnement juridique en constante évolution, la décentralisation des dépenses, la diversité des pratiques juridiques et les modes de facturation variés rendent la gestion des dépenses juridiques complexe. Aujourd’hui, la maîtrise des coûts juridiques et la gestion des budgets juridiques nécessitent l’adoption de KPIs dynamiques. Cette approche offre une solution efficace pour réduire et digitaliser les dépenses juridiques.

• ‍Visibilité instantanée et consolidation des dépenses

Grâce à des KPIs dynamiques, la direction juridique obtient une visibilité instantanée sur l'ensemble des dépenses, facilitant ainsi une consolidation rapide et précise des coûts pour une gestion budgétaire globale plus efficace.

• ‍Maîtrise de l'atomisation des prestataires

L'utilisation de KPIs permet de suivre et d'analyser la performance de l’ensemble des cabinets d'avocats actifs, facilitant ainsi la rationalisation des dépenses sur la base de données objectives et fiables.

• ‍Gestion optimisée de la diversité des pratiques juridiques

Les KPIs spécifiques à chaque domaine juridique permettent une allocation optimale des ressources et une anticipation des besoins futurs, améliorant ainsi la réactivité et l'efficacité du département juridique.

• ‍Benchmark et optimisation des modes de facturation

Les KPIs dynamiques offrent un étalonnage des différents modes de facturation, permettant ainsi à la direction juridique d'optimiser la stratégie de facturation pour une meilleure utilisation des ressources et une optimisation des coûts.

L'intégration de KPIs dynamiques dans la gestion des dépenses juridiques ne se limite pas à une simple amélioration technique ; elle représente une transformation stratégique profonde. En exploitant pleinement la technologie et une approche data-driven, les directions juridiques peuvent désormais naviguer avec agilité dans un environnement complexe et en constante évolution. Cette évolution non seulement optimise les coûts, mais elle renforce également la capacité à anticiper et à répondre aux besoins futurs, posant ainsi les bases d'une gestion proactive et durable des dépenses juridiques.

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Passer du papier au digital : Une révolution pour la gestion des dépenses juridiques  ‍

Les données volumineuses des TimeSheet des cabinets d’avocats sont souvent inaccessibles et difficilement exploitables en raison de leur diversité et de leur format papier, la transition vers le numérique offre une solution prometteuse. En centralisant et standardisant ces données grâce aux technologies modernes, les départements juridiques peuvent non seulement améliorer l'efficacité de leur gestion des dépenses externes, mais aussi dynamiser leur capacité d'analyse pour une maîtrise accrue des coûts et une optimisation des dépenses juridiques.

• ‍Des données volumineuses peu accessibles

La gestion des dépenses juridiques externes est compliquée par un volume important de données difficiles à exploiter. Les TimeSheet des cabinets d'avocats, principale source de ces données, sont de qualité très variable et souvent archivés au format papier, rendant leur analyse fastidieuse et inefficace.

• ‍Les bénéfices du passage au digital

Le passage du format papier au numérique, grâce à la technologie, offre désormais une solution pour surmonter cette difficulté. En adoptant des outils de gestion des données, la direction juridique peut transformer la manière dont elle collecte, structure et analyse l’ensemble des informations nécessaires à la gestion de ses dépenses.

• ‍Centralisation et standardisation des données

Le passage au numérique permet de centraliser la data ce qui facilite son accessibilité et son exploitation. Grâce aux technologies de gestion des données, les informations sont standardisées et homogénéisées, améliorant la précision des analyses. Les solutions de e-billing permettent également d’automatiser la collecte des données et réduisent considérablement le temps et les efforts nécessaires pour traiter les factures et leurs annexes.

• ‍Optimisation de la gestion des dépenses

En ce qui concerne la gestion des données, le département juridique bénéficie de tableaux de bord interactifs et d’outils analytiques avancés pour piloter la gestion des dépenses juridiques de façon dynamique en temps réel et ainsi maîtriser les coûts juridiques. Cette approche permet de réduire les dépenses juridiques et d’optimiser la gestion des budgets juridiques en identifiant les tendances. Elle permet également de négocier plus efficacement avec les cabinets d’avocats en s’appuyant sur des données exhaustives, objectives et précises, transformant ainsi la gestion des dépenses juridiques.

Finalement, la transition du papier au digital représente une véritable révolution pour la gestion des dépenses juridiques externes et transforme la complexité en opportunité d’optimisation et de performance.

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Automatiser la gestion administrative des dépenses juridiques : Un changement de paradigme

‍Les dépenses juridiques, souvent sources d'erreurs de facturation et d'un traitement administratif chronophage, représentent un enjeu majeur pour les directions juridiques. L'automatisation du processus de facturation et de contrôle des factures offre une solution prometteuse pour gagner du temps et réaliser des économies substantielles.

• ‍L’automatisation : Une solution innovante

La digitalisation du processus de facturation des honoraires d’avocats permet de comparer automatiquement les conditions négociées avec celles facturées. Cette technologie réduit considérablement le risque d’erreurs de facturation, pouvant atteindre jusqu’à 5 % des montants facturés, voire plus dans les grandes entreprises fortement décentralisées. Grâce à la réconciliation des informations contenues dans les conventions d’honoraires ou les lettres de mission avec celles des factures et des TimeSheet, le risque d’erreur est ainsi totalement éliminé.

• ‍Gain de temps et efficacité accrue

Le traitement manuel des factures juridiques est extrêmement chronophage, prenant en moyenne plus d'une heure par facture. L'e-billing permet de réduire ce temps de traitement à quelques minutes, libérant ainsi les équipes juridiques et administratives pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

• ‍Économies substantielles

En supprimant les erreurs de facturation et en accélérant le processus de traitement, l’automatisation permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de réaliser des économies importantes. Les ressources humaines sont optimisées et les coûts cachés liés aux erreurs sont éliminés.

• ‍Vers une gestion optimisée

L'adoption de solutions d'automatisation pour la gestion des honoraires d'avocats et le contrôle des factures est essentielle pour toute entreprise cherchant à améliorer son efficacité et sa rentabilité. Cette innovation transforme un processus complexe et coûteux en une opération fluide et rentable.

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En conclusion, les étapes novatrices de transformer la gestion de dépenses juridiques, digitaliser la gestion des dépenses juridiques et l'intégration de l'e-billing juridique représentent des avancées significatives dans la gestion moderne des dépenses juridiques. Ces approches offrent une visibilité accrue, une rationalisation des pratiques et une optimisation des coûts, conduisant à une gestion budgétaire plus efficace.

L'automatisation du processus de facturation et de contrôle des factures grâce à l'e-billing juridique contribue également à maîtriser les coûts, réduire les dépenses et optimiser les budgets juridiques. En offrant la possibilité de gagner du temps et de réaliser des économies substantielles, ces solutions promettent de transformer radicalement la gestion des dépenses juridiques, la rendant plus fluide, efficiente et rentable.

Une bonne gestion des dépenses juridiques nécessite une analyse et une centralisation efficace de grandes quantités de données. Maîtriser les coûts juridiques permet de répondre à ces besoins, réduisant ainsi les erreurs et les dépenses juridiques.

Principaux défis des Directions Juridiques dans la Gestion des Dépenses Externes

Dans le paysage juridique dynamique d'aujourd'hui, les directions juridiques se trouvent confrontées à trois défis majeurs, dont la résolution est cruciale pour une gestion efficace des dépenses externes.

• La complexité des dépenses externes, accentuées par une variété de modes de facturation, rend leur consolidation et leur suivi difficiles

• Le coût élevé des erreurs de facturation et du traitement manuel crée des pressions financières et opérationnelles, compromettant la visibilité des dépenses et la prévisibilité budgétaire

• La gestion des dépenses juridiques est entravée par une masse de données difficilement exploitables, en raison de l'hétérogénéité des horaires et des feuilles de temps ainsi que de la fragmentation des informations

Face à tous ces défis, les directions juridiques doivent impérativement développer des stratégies innovantes pour optimiser la gestion des dépenses externes et garantir une utilisation efficiente des ressources disponibles.

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La complexité des dépenses externes : Un défi pour la direction juridique

La gestion des dépenses juridiques externes, en particulier les honoraires d’avocats, présente un ensemble de facteurs de complexité qui rendent leur analyse et leur pilotage extrêmement difficiles. Ces facteurs de complexité sont multiples et constituent un frein majeur à la gestion efficace des dépenses.

• ‍Dépenses décentralisées

Les dépenses juridiques, souvent décentralisées, compliquent la vision globale de la direction juridique, entraînant une difficulté dans la consolidation et le suivi des coûts.

• ‍Dépenses atomisées

La fragmentation des dépenses entre de nombreux prestataires rend leur gestion complexe, chaque cabinet ayant ses propres méthodes de facturation, tarifs et pratiques.

• ‍Diversité des pratiques juridiques

‍La multiplicité des spécialités juridiques rend difficile la standardisation des processus et l’évaluation des coûts, chaque domaine nécessitant des compétences spécifiques.

• ‍Nature variée des dépenses

La diversité des types de dépenses, récurrentes, occasionnelles ou exceptionnelles, complexifie la budgétisation et le contrôle des coûts.

• ‍Modes de facturation divers

La variété des modes de facturation, incluant la tarification horaire, les forfaits et les modes alternatifs, requiert des approches de suivi et de gestion différentes.

• ‍Sur-représentation de la tarification horaire

‍La prédominance de la tarification horaire, bien que courante, pose des défis en termes de maîtrise de l’allocation des heures facturées selon le niveau de séniorité des avocats, ainsi que dans la prévision des coûts.

En raison de ces multiples facteurs de complexité, la gestion des dépenses juridiques externes est un exercice difficile pour la direction juridique. Pour répondre à ces enjeux, elle doit adopter des outils de gestion avancés et mettre en place des stratégies de pilotage plus rigoureuses. En particulier, une approche data-driven peut offrir des solutions efficaces pour naviguer dans cette complexité et améliorer durablement la gestion des dépenses juridiques.  

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Le coût élevé des erreurs de facturation et du traitement administratif

La gestion des dépenses juridiques externes pose un défi à la fois complexe et coûteux pour de nombreuses directions juridiques, avec des taux d'erreur de facturation élevés et des processus administratifs chronophages. Cette problématique se manifeste à travers :

• ‍Taux d’erreur élevé et gestion chronophage

Les dépenses juridiques externes, en particulier les honoraires d’avocats, représentent un défi coûteux pour les directions juridiques, avec un taux d’erreur de facturation de près de 5% et un temps de traitement administratif moyen de plus d’une heure par facture.

• ‍Causes et coûts cachés

La diversité des modes de facturation, le manque de transparence de la tarification horaire et les montages complexes des modes alternatifs de facturation sont des facteurs de risques majeurs. Le volume des heures facturées augmente la probabilité d’erreurs et les coûts cachés pour l’entreprise sont significatifs.

• ‍Impact sur la gestion financière et opérationnelle

Cette inefficacité entrave la visibilité des dépenses et la prévisibilité budgétaire, nuisant ainsi à la gestion financière et opérationnelle de la direction juridique. Les erreurs répétées et le temps de traitement prolongé empêchent une allocation optimale des ressources, réduisant l’efficience globale de la fonction juridique.

En conclusion, l’amélioration et l’optimisation du contrôle et du traitement administratif des factures constituent un axe de progrès important pour de nombreuses directions juridiques. La technologie et la gestion des données offrent aujourd’hui des solutions efficaces pour améliorer la gestion administrative des dépenses juridiques.

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La gestion des dépenses juridiques : Une masse de données difficilement exploitable

Les directions juridiques sont confrontées à des défis significatifs dans la gestion des dépenses juridiques externes, notamment en raison de l'hétérogénéité des horaires et feuilles de temps des avocats et la disparité au niveau des données quantitatives et qualitatives des factures d'honoraires.

• ‍Hétérogénéité des horaires et feuilles de temps

La gestion des dépenses juridiques externes, notamment les honoraires d’avocats, représente un défi majeur pour les directions juridiques en raison de la difficulté à exploiter efficacement la masse de données. Cette complexité est accentuée par la grande variabilité des horaires et feuilles de temps des avocats, qui complique leur analyse et leur comparaison.

• ‍Données fragmentées et inexploitées

Les TimeSheet, qui devraient détailler l’ensemble des données quantitatives et qualitatives des factures d’honoraires, constituent la principale source d’information pour une gestion efficace des dépenses juridiques externes. Malheureusement, chaque cabinet d’avocats utilise son propre format, ce qui entraîne une grande variabilité dans la qualité, le détail et la précision des informations fournies. Cette disparité complique l'analyse et la comparaison des données entre les cabinets. De plus, ces documents sont encore souvent au format papier et rapidement archivés après le paiement des factures, rendant leur exploitation ultérieure encore plus difficile.

• ‍Impact sur la performances des départements juridiques

Bien que les données contenues dans les TimeSheet soient indispensables pour l’analyse approfondie des dépenses, leur hétérogénéité et leur archivage rapide empêchent leur gestion efficace. La difficulté de standardiser ces données et de les rendre facilement accessibles limite la capacité des directions juridiques à piloter leurs dépenses de manière proactive.

Somme toute, pour surmonter ce défi, les directions juridiques doivent investir dans des solutions technologiques et des pratiques de gestion des données avancées. La digitalisation et la standardisation des TimeSheet constituent des étapes prioritaires vers une gestion plus transparente et plus mature des dépenses juridiques.

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En conclusion, la gestion des dépenses juridiques représente un défi complexe pour les directions juridiques, nécessitant une approche stratégique et une gestion proactive. En maîtrisant les coûts juridiques grâce à des stratégies innovantes et des outils efficaces, les directions juridiques peuvent réduire les dépenses juridiques tout en optimisant la gestion des budgets juridiques. En mettant l'accent sur la consolidation et le suivi des coûts, la réduction des erreurs de facturation et l'exploitation efficace des données disponibles, les directions juridiques peuvent atteindre une efficience opérationnelle et financière optimale dans la gestion de leurs dépenses externes.

L'intervention d'Aurélie Morin, Legal Operations Manager (Groupe La Poste) dans le cadre de la table ronde "L'ImpAct de l'IA pour les juristes en 2024 : Technologie, compétences, cas d'usages".  

La digitalisation et le recours à l’IA générative font partie des objectifs de la stratégie de la Direction Juridique du Groupe La Poste.

Premiers Pas vers l'IA : formation et collaboration juridique au sein de La Poste

Avant même que ChatGPT soit au cœur des conversations quotidiennes, nous avions constitué un groupe de travail pluridisciplinaire couvrant les différents domaines du droit, constitué de 10 juristes, pour le tester.

Entre temps, nous avons mis en place quelques formations et mené des actions d’acculturation pour embarquer les juristes. Nous sommes 140 à la Direction juridique de La Poste et nous avons créé des cafés juridiques pour partager avec le groupe Caisse des Dépôts. Nous sommes au final 800 juristes pour échanger, définir de quoi nous parlons, IA, IA générative, IA extractive, et à quoi cela correspond. Mais aussi pour manipuler l’IA et la tester.

Implémentation de l'IA dans le paysage juridique : expériences et réflexions au sein de La Poste

Au-delà de la réflexion que nous menons sur les impacts de l’IA  et son utilisation dans notre métier, nous sommes également impliqués au niveau global. Un de nos directeurs juridiques a ainsi travaillé avec l’ensemble des métiers du groupe La Poste pour rédiger une note sur la protection des données préconisant à tous les postiers de ne partager aucune donnée personnelle ou de l’entreprise dans le cadre de leur utilisation de ChatGPT. Un groupe de juristes travaille actuellement sur des cas d’usage. En tant que Legal Ops, je travaille avec notre pôle DATA/IA et la Direction de la Transformation pour suivre les évolutions de notre environnement à l’aune de l’IA Générative.

Enjeux et initiatives : L'IA au service de la transformation juridique

Au sein du groupe La Poste, nous avons un directeur juridique qui traite tous les sujets liés au digital, donc une équipe juridique est présente autour de la table à chaque fois qu’un sujet digital est évoqué en instance ou en comité, notamment pour rédiger des notes. Nous bénéficions donc d’une impulsion stratégique qui est très confortable. La seconde impulsion vient de l’ensemble des juristes eux-mêmes. Ils sont plus que jamais conscients que ce sujet les concerne et doivent donc être proactifs car l’IA va avoir des impacts importants sur leurs métiers.

D’autant plus que l’entreprise ne pourra pas initier tous les projets d’innovation toute seule. J’ai donc essayé de capter les premières expériences, de rencontrer les équipes qui avaient l’expertise et les connaissances, en l’occurrence l’IT et Data IA. Ma démarche a été de les faire intervenir, d’exprimer les premiers retours, les premières alertes, de discuter, d’échanger, d’ouvrir la discussion. Ma conviction est qu’une même personne ne doit pas être sur tous les sujets.

Collaboration transversale : vers une valeur partagée dans l'innovation juridique

Parmi les 140 juristes du groupe, j’ai une équipe de 10 juristes que je sollicite très régulièrement pour tous les sujets d’innovation, notamment une juriste qui mène ses expérimentations pour déterminer comment les LLM peuvent nous aider dans un environnement sécurisé, avec des bases de connaissances très encadrées, pour obtenir une aide à la réponse des questions posées, en matière de RGPD, en l’occurrence. Et cela a été une vraie révélation fulgurante pour cette juriste en l’espace de 6 mois. Elle vient d’ailleurs de participer à un hackathon organisé par le Conseil d’État. Elle a vraiment découvert un sujet de prédilection.

Enfin je suis persuadée que si nous sommes plusieurs à tester, manipuler et participer à des projets avec les autres directions du groupe, nous arriverons à créer quelque chose qui aura une vraie valeur. Nous n’en sommes qu’au tout début de l’histoire.

Source : cet article a été rédigé sur la base du livre blanc : "L'ImpAct de l'IA pour les juristes en 2024 : Technologie, compétences, cas d'usages".