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Legal Suite lance son nouveau module Baux-Immobilier sous GaLexy®, la suite logicielle dédiée aux professionnels. Il est le partenaire au quotidien des directions immobilières pour une gestion optimisée de leur patrimoine immobilier commercial. C’est à l’occasion du MAPIC, qui se tiendra à Cannes du 15 au 17 novembre prochains, que Legal Suite dévoilera la nouvelle version de son logiciel déjà déployé au sein de grandes enseignes. Rendez-vous stand P-1.A3 pour une démo !

Simple, complet et efficace sont les maîtres-mots qui caractérisent la nouvelle version du module Baux-Immobilier développée par Legal Suite. Désormais disponible sous GaLexy®, il garantit aux directions juridiques et immobilières une vision complète du patrimoine foncier ou locatif de l’entreprise. Qu’il s’agisse de baux commerciaux, de bureaux ou de logements, que l’entité soit bailleur ou preneur, l’application assure un inventaire permanent et un suivi de l’ensemble du parc immobilier. Depuis l’espace de travail, l’utilisateur peut renseigner les caractéristiques essentielles de chaque immeuble.

Le module est doté de fonctionnalités avancées afin de pouvoir répondre aux nouvelles exigences des groupes en matière d’immobilier. Il permet une gestion par site, incluant notamment les dates d’ouverture et de fermeture commerciale, la surface de vente, la surface totale, etc. Un affichage dynamique et centralisé de tous les titres rattachés à un même site vient donc faciliter la visualisation en temps réel du portefeuille immobilier. Par ailleurs, l’outil inclut un système de notifications. A l’instar d’une alarme, ces alertes permettent de ne manquer aucune date clé d’un bail et d’anticiper les échéances telles que la limite de congés et le renouvellement.

Pour répondre au développement croissant des groupes à l’international, le module intègre nativement un assistant dédié à génération des périodes des baux situés à l’étranger. Ainsi, le calcul de d’indexation est effectué automatiquement selon les indices du pays concerné.

Outre la maîtrise juridique, la solution Baux-Immobilier assiste l’utilisateur dans la gestion des informations financières d’un bail, de l’identification du type de loyer applicable au calcul automatique des indexations de loyer sur la base d’indices. De plus, l’application permet de comparer les loyers théoriques versus les loyers réels, de définir des modalités particulières affectant le calcul du loyer théorique, le suivi des dépôts de garantie, des charges prévisionnelles VS des charges réelles, impôts et taxes.

Le module Baux Immobilier peut être connecté directement à Open Law, le portail collaboratif de Legal Suite. Ce portail permet de faciliter les échanges avec d’autres fonctions de l’entreprise et ainsi pouvoir collaborer en temps réel avec clients internes et externes tout en disposant d’un espace de travail privé, interactif et sécurisé. Grâce au partage en temps réel des informations, il peut être utilisé pour faciliter et fluidifier les échanges pendant les phases de négociations contractuelles. En outre, il assure une simplification des processus contractuels, notamment grâce à la signature électronique.

Dans le contexte actuel des changements organisationnels engendrés par la mondialisation, la globalisation de l’économie et des multiples législations à respecter, il apparaît nécessaire de recourir à un outil de bonne gouvernance. Ainsi, il existe différents types de délégations en fonction de la nature des pouvoirs et de la finalité recherchée.  

La délégation de pouvoirs est l’acte juridique par lequel une partie des pouvoirs est transférée du délégant à une personne subordonnée, le délégataire. Ce dernier hérite des pouvoirs et des responsabilités du délégant, de l’ensemble des obligations liées à ces pouvoirs, de son autorité et des moyens nécessaires à l’exercice des missions ainsi confiées. La délégation de pouvoirs doit être précise et limitée. Aussi, le délégataire sera responsable pénalement aux lieu et place du délégant. 

La délégation de signature consiste, quant à elle, à un acte juridique par lequel le délégant autorise le délégataire à prendre et signer certaines décisions mais qui, a contrario, n’entraîne pas de transfert de responsabilités. En effet, le délégataire peut décider et signer les actes pour lesquels il a reçu délégation avec ou sans concertation préalable avec le délégant. L’exercice des pouvoirs délégués intervient sous le contrôle et la responsabilité du délégant qui, à tout moment, peut intervenir.

Enfin, la délégation de pouvoirs bancaires permet de désigner auprès des banques les personnes habilitées par le délégant à effectuer certains types d’opérations sur un ou plusieurs comptes de la société. Les signataires (délégataires) sont parfois regroupés en collèges.

L’entreprise gagne-t-elle vraiment à mettre en place la délégation de pouvoirs et/ou de signatures ? Pour Lionel Schwirtz, Directeur général adjoint de Legal Suite, la réponse est oui. En effet, alors que davantage de personnes sont en mesure de prendre des décisions dans l’entreprise, et plus seulement la direction générale, déléguer permet de fluidifier les process. Grâce aux délégations, les pouvoirs et les signatures sont réparties au sein des délégataires.  Et la délégation a le vent en poupe. Seules deux entreprises sur dix centralisent encore les pouvoirs au niveau de la direction générale. Sujet phare de la direction juridique, la rédaction des délégations lui est aujourd’hui confiée dans neuf organisations sur dix. Selon Lionel Schwirtz « Le processus de signature électronique se développe bel et bien au sein des entreprises et il est désormais reconnu par les tribunaux et les administrations. Pertinent dans le cadre des délégations pouvoirs et de signature, il permet de fluidifier les process et d’accélérer le recueil des signatures. »

Outre ces atouts, la gestion des pouvoirs bancaires présente de véritables enjeux. D’une part, elle permet de centraliser l’ensemble des informations bancaires dans une base unique. D’autre part, elle permet de diminuer la charge de travail, d’augmenter la réactivité du trésorier et ainsi avoir une large visibilité sur l’ensemble des comptes et des pouvoirs qui lui sont associés.

En termes de bonnes pratiques, le Directeur général adjoint de Legal Suite préconise d’opter pour la double signature, « qui permet de renforcer la sécurité et de limiter le risque de fraude et d’usurpation d’identité ». Par ailleurs, il est vivement conseillé d’adopter un collège de signataires de même profil et de droits de signature afin de simplifier le fonctionnement des pouvoirs. Enfin, il est recommandé d’effectuer un contrôle annuel des pouvoirs bancaires afin de garantir la sécurité des opérations.

En savoir plus sur le module Délégation de pouvoirs