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GaLexy®

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Sociétés

Gérez vos filiales et participations ainsi que les évolutions de la vie sociale

Dans un contexte d’internationalisation, la gestion et le pilotage des entreprises est un enjeu majeur. Il est indispensable de mettre en place les processus de gouvernance de votre groupe ainsi que le suivi juridique, financier et administratif de vos filiales et participations.
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Avantages

Bénéficiez d’une vision globale des filiales et participations de votre groupe

Gérez les filiales et participations de votre Groupe sur chaque continent. GaLexy® permet de s’adapter à toutes les spécificités légales et règlementaires dans des rubriques dédiées (informations englobant le périmètre, les immatriculations, les différents établissements, le suivi des évènements clés de chaque entité, etc.) avec une traçabilité complète des modifications.

Visualisez les mandats de chaque contact

Suivez les mandats de chaque contact que ce soit d’une personne physique ou morale de votre Groupe en fonction de la forme juridique de chaque pays. Bénéficiez d’alertes dédiées que ce soit sur la fin prévisionnelle, la fin de fonction, le cumul des mandats régi par le Code de Commerce, le terme des conventions règlementées, etc.

Anticipez et gérez la vie sociale de vos sociétés

Paramétrez vos instances avec la date, le type d’instance, la feuille de présence et les résolutions. L’application calcule automatiquement le quorum et le vote des décisions requis pour chaque réunion. Un planning de toutes les tâches vous est proposé avec des alertes liées à chaque étape en fonction d’une date limite. Le Générateur de documents permet aux administrateurs d’intégrer vos modèles pour gagner en productivité pour la vie sociale de chaque entité.

Suivez les données capitalistiques et financières

Renseignez les éléments capitalistiques et financiers de vos sociétés (capital, répartition, chiffres clés, dividendes, etc.). Visualisez l’évolution de chaque filiale ou participation de votre Groupe et partagez-les avec les différents départements de votre entreprise (direction, finance, comptabilité, etc.).

Cartographiez de manière chronologique les informations de vos sociétés

Bénéficiez de l’historique à une date donnée de chacune de vos sociétés via les rapports, la fiche de synthèse ou encore de la fonction organigramme. Ces informations peuvent être extraites et ajoutées à vos documents sociaux ou légaux. Cela permet aussi de pouvoir évaluer les performances et les éléments clés de la vie juridique de votre Groupe.

Fonctionnalités

Le module Sociétés offre un suivi détaillé des filiales de l’organisation. Adapté aux exigences légales, il permet de gérer en toute transparence les événements de la vie sociale (mandats, opérations sur capital, opérations sur titres, …). La génération dynamique d’organigrammes offre une vision globale du périmètre social et de ses acteurs.
  • Cartographie des informations des filiales et participations directes et indirectes de votre groupe
  • Identification des établissements du groupe
  • Visualisation de l’évolution du capital et de l’actionnariat
  • Suivi des mandataires, de la vie sociale et documents associés
  • Gestion des chiffres clés, de la distribution des dividendes, etc.

Outils transverses

Fondamentaux

  • Notifications
  • Workflows
  • GED
  • Annuaire centralisé
  • Plug-in Outlook
  • Génération de documents
  • Multilingue
  • Gestion des temps
  • Configurateur avancé
  • Recherche
  • Plug-in Word
  • Rapport & KPI

Collaboration

  • Portail Collaboratif
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  • GaLexyApp
  • GaLexyBot
  • GaLexyChat

Digitalisation

  • Intelligence Artificielle (IA)
  • GaLexyDoc
  • Bibliothèque
  • Signature électronique
  • OCR

Nos Articles

Les logiciels juridiques d’entreprise au service de la performance des départements juridiques

Articles
Les logiciels juridiques d’entreprise au service de la performance des départements juridiques 
Les logiciels juridiques d’entreprise sont les business partners des directions juridiques alliant expertise, efficacité et productivité. Le Village de la Justice partageait dans un article les résultats clefs de la « Chief Legal Officer Survey 2018 », menée par l’Association of Corporate Counsel (ACC). L’enquête met en lumière les grands défis et préoccupations des directions juridiques pour l’année 2018, et notamment leur intérêt croissant pour les outils technologiques.

De nouveaux outils pour de nouvelles responsabilités

Les logiciels juridiques d’entreprise ont le vent en poupe, c’est ce que confirme l’enquête « Chief Legal Officer Survey 2018 », menée par l’ACC. En effet, selon l’étude, 59 % des directeurs juridiques considèrent le déploiement des solutions technologiques comme l’une des priorités de l’année. Dans ce contexte de mutation qui place la direction juridique au statut de partenaire stratégique de l’entreprise, les juristes, de plus en plus consultés par la direction générale, doivent redoubler d’efforts afin d’accroître leur performance. Face à ses responsabilités grandissantes, ce département au cœur du nœud stratégique a donc besoin de pouvoir s’appuyer sur des outils fiables qui marient expertise métier et nouvelle technologie, et avant tout facteurs d’amélioration de la qualité de leur travail.
 

L’expertise métier optimisée

A l’instar d’un business partner au quotidien, Legal Suite a développé une gamme modulaire, évolutive et sécurisée de logiciels juridiques, conçus par et pour les juristes d’entreprise. Les différents modules, parmi lesquels Contrats, Contentieux, ou encore Sociétés, apportent aux directions juridiques l’accompagnement dont elles ont besoin pour capitaliser sur leur expertise métier. Grâce à ces outils de technologie appliquée au droit, les professionnels disposent de solutions adaptées à chaque domaine d’activité, capables de répondre tant aux tâches qu’aux problématiques quotidiennes auxquelles ils sont confrontés. Ainsi, grâce à des fonctionnalités telles que le workflow, le générateur de rapports personnalisés et le système d’alertes et de relances, qui permettent un suivi en temps réel de l’activité, les départements ont toutes les clefs en main pour booster leur productivité.

L’échange de données, mais en toute sécurité


L’un des éléments essentiels pour les directions juridiques, dans un environnement où les échanges s’accélèrent, reste la capacité à partager des données de façon fiable et sécurisée avec l’ensemble des parties prenantes. Le partage d’informations et l’harmonisation des processus de travail sont donc devenus les maîtres-mots de l’activité juridique. Dédié à l’administration des dossiers, le portail collaboratif LS Open Law® répond aux besoins de gestion et de partage de la documentation produite par le service, les clients et partenaires, tout en garantissant un espace de travail privé et sécurisé. Compatible avec l’ensemble des modules Legal Suite, il garantit la traçabilité des opérations liées à chaque affaire et le suivi de l’avancement des dossiers.

En savoir plus sur les logiciels Legal Suite

Visiter le site de l'ACC
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Cinq questions sur le E-Billing à Lionel Schwirtz, Directeur général adjoint de Legal Suite

Articles
Cinq questions sur le E-Billing à Lionel Schwirtz, Directeur général adjoint de Legal Suite 
CINQ QUESTIONS SUR LE E-BILLING À LIONEL SCHWIRTZ, 
DIRECTEUR GÉNÉRAL ADJOINT DE LEGAL SUITE.


 

Parlez-nous du module E-Billing en quelques mots…

Développé par Legal Suite, le module E-Billing est un outil qui permet une gestion de la facturation des cabinets d’avocats de façon dématérialisée. Plus sécurisé, plus rapide et plus fiable, le module couvre l’ensemble du traitement des factures, depuis son émission jusqu’à son règlement. Celles-ci sont automatiquement contrôlées par les départements juridiques selon des critères définis en amont, tels que les honoraires et les remises convenus, ainsi que les temps passés afin de garantir une maîtrise réelle des dépenses juridiques des entreprises.

Quel impact la dématérialisation des factures a-t-elle sur le processus de validation ?

Grâce à la dématérialisation des documents et à la personnalisation des workflows, l’utilisateur profite de procédures allégées et d’une gestion optimisée. D’une part, la mise à disposition en ligne des factures, facilement accessibles via la plate-forme, accélère le processus d’émission et de contrôle. D’autre part, le circuit de validation est fluidifié par la création de règles automatisées qui permettent de valider et transmettre automatiquement les factures pour paiement.

Le contrôle des factures en est-il renforcé ?

Tout à fait, grâce au processus de contrôle automatisé. L’application a été développée pour réaliser des actions de façon programmée et ainsi permettre à l’utilisateur de se libérer d’un certain nombre de tâches chronophages et sans valeur ajoutée pour lui et son équipe. Elle est, par exemple, capable de détecter et de notifier les non-conformités grâce à une analyse précise et exhaustive des factures. Une fois ces erreurs ciblées, des ajustements sont automatiquement appliqués selon les règles de contrôle précédemment définies.

Pouvez-vous nous en dire davantage sur ces règles ?

Le système se base sur un certain nombre de règles de contrôles préétablies mettant en œuvre différents critères permettant d’analyser les factures et de vérifier leur conformité à la convention d’honoraires établie entre le département juridique et son cabinet d’avocats ; les règles sont d’ailleurs paramétrables pour être applicables à l’ensemble des cabinets d’avocats ou de façon individualisée. Parmi ces règles, on peut notamment citer le non-dépassement du taux horaire, le contrôle du temps passé et le type de prestation accepté.

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S’il y avait deux fonctionnalités à retenir du module E-Billing, quelles seraient-elles selon vous ?

D’abord, je dirais le suivi en temps réel des dépenses. En effet, l’application offre un historique précis et à jour des dépenses du département juridique. C’est un véritable outil de suivi de l’évolution des frais et honoraires, comparée au budget assigné à chaque affaire, garantissant une maîtrise optimisée des dépenses. Le suivi régulier permet à l’utilisateur de bénéficier d’une meilleure compréhension et d’un contrôle précis de ses dépenses juridiques, de statistiques régulières sur la qualité des facturations, sans oublier de la capacité d’anticipation des budgets en se basant sur l’analyse des précédents rapports. L’autre atout de cet outil réside dans les capacités d’évaluation de la performance des conseils externes et des prestataires, le département juridique dispose ainsi d’éléments de comparaison entre ses prestataires, lui permettant de les mettre en concurrence et de négocier des réductions des dépenses.
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5 avantages des départements juridiques sans papier

Articles
5 avantages des départements juridiques sans papier 
La transformation digitale est au cœur des préoccupations de nombreux départements juridiques dans le monde. Cependant, seule une minorité a, aujourd’hui, digitalisé sa pratique. Découvrez pourquoi votre département devrait sauter le pas avec notre classement des 5 avantages du sans papier.

« Dans le passé, une équipe juridique pouvait avoir une vingtaine de classeurs à passer en revue pour trouver des éléments clés de preuve. Maintenant, ce sont 2 000 emails […]. Vous devez avoir une solution technologique pour y faire face. »

Jonathan Brayne, d'Allen & Overy, dans l'article Legal services start-ups target lawyers’ paperwork, paru dans The Financial Times.

Comme le rappelle Jonathan Brayne dans le Financial Times, les avocats d’entreprise sont confrontés à un volume croissant d’informations à gérer. La collaboration accrue avec les autres départements de l’entreprise, parfois au niveau international, en est la cause principale. Il en résulte une difficulté pour ces derniers à obtenir une vision précise de l’ensemble des dossiers, à identifier les opportunités et à réduire les risques juridiques.


Il est en réalité compliqué aujourd’hui pour les départements juridiques de ne pas digitaliser leur pratique et de se passer de systèmes centralisés de gestion de l’information. Découvrez pourquoi votre département devrait sauter le pas avec notre classement des 5 avantages du sans papier. 
 

Optimiser la gestion de vos mandats à l'aide de technologies juridiques dédiées

Optimiser le contrôle de vos activités juridiques n’implique pas uniquement la bonne compréhension de vos dépenses, mais également la connaissance détaillée des requêtes émises par les clients internes et les parties prenantes. Les nouvelles technologies permettent entre autres aux départements juridiques qui ont adopté le sans papier de :

  • Gérer et assurer le suivi de leurs mandats de façon efficace, grâce à l’automatisation et à des systèmes de notifications
  • Réduire le temps passé sur des tâches administratives à travers des systèmes centralisés de gestion de l’information
  • Assigner des tâches automatiquement et générer des modèles de contrats standards
L’ensemble de ces éléments vous aideront ainsi à optimiser la gestion de vos mandats et à minimiser les risques juridiques.
 

Structurez les processus juridiques et diminuez les risques de non-conformité 

La performance de l’équipe juridique est étroitement liée à ses intéractions avec l’ensemble des acteurs internes et externes au département. A partir de ces intéractions, il vous est possible de développer des processus juridiques clairs afin de gérer vos requêtes de façon structurée et de mieux contrôler la conformité aux politiques et aux régulations de l’entreprise. L’harmonisation de vos processus vous permettra ainsi d’améliorer la productivité, l’efficacité et la collaboration parmi l’ensemble des parties prenantes. Comment ? A travers la mise en place d’un système de partage des documents, la création de flux de travail, l’attribution de tâches et l’envoi d’alertes par email.

Évaluez les opportunités et les risques juridiques avec des outils d'analyse et des indicateurs de performance (KPIS)

Les approches sans papier permettent aux avocats internes de mesurer facilement leur charge de travail, leur temps de réponse aux requêtes et leur respect des délais. Ces indicateurs de performance (KPIs) permettent ainsi d’avoir une meilleure compréhension des encours et de leur attribution au sein de l’équipe et avec les cabinets d’avocats, pour assurer un niveau de productivité maximal. C’est pourquoi les environnements de travail digitalisés permettent aux départements juridiques de démontrer leur productivité et d’adopter le langage de la direction de l’entreprise.
 

Générez des rapports afin de prendre les meilleures décisions de gestion

Démontrer la valeur de leur département s’est avéré être un défi pour nombre de Directeurs juridiques. Cependant, les nouvelles technologies sont un atout réel pour certains, qui leur permet de mettre en lumière leur retour sur investissement (ROI) dans des rapports périodiques partagés avec la direction. Les outils digitaux peuvent les aider, dans le cadre d’une pratique juridique moderne, à analyser le budget et les dépenses, à résumer l’information et à identifier les tendances. Ces rapports, qui constituent des preuves solides de l’efficacité et des besoins du département juridique, sont des atouts réels lors d’une demande d’augmentation du budget.
 

Digitalisez et centralisez votre documentation afin de faciliter la recherche d'informations et de conserver vos données 

Un des aspects les plus fastidieux du juridique est la recherche d’informations. En effet, l'information (historiques des dossiers, rapports, contrats…) est un atout clé du département juridique. Aujourd’hui cependant, grâce aux avancées importantes de la numérisation, les départements juridiques d’entreprise peuvent mettre en place des systèmes d’information efficaces de stockage et de gestion de leurs documents. Les avocats d’entreprise peuvent ainsi trouver facilement les informations dont ils ont besoin, et gagner un temps précieux lors de leurs recherches. La réduction des espaces d’archives physiques fait notamment partie des bénéfices à ne pas négliger !


 

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Témoignages Clients

"L’outil GaLexy® est un facilitateur, il permet de gagner du temps. Chez Legal Suite, il existe un côté très humain qui est fondamental et qui se retrouve dans tous les domaines, qu’il s’agisse de technique ou de marketing. Vous tenez compte des spécificités et des besoins de chaque société."

Clarisse BRU, Juriste, Wonderbox

 

Pour en savoir plus

« L’outil nous permet de centraliser tous ces documents et de pouvoir suivre nos contrats. C’est un bénéfice. D’autre part, nous avions besoin d’un outil de signature électronique parce que nous avons des équipes situées dans différents pays mais également pour nous adapter au télétravail. La fonction DocuSign intégrée à GaLexy® répond parfaitement à ce deuxième besoin. »

Nadia Bouaziz, Legal & Compliance Manager chez DNP Photo Imaging Europe.

Pour en savoir plus

« Pour avoir utilisé d’autres logiciels dans mes précédents postes,
je dirais que GaLexy® est de loin le plus abouti. »
 
Louis RAYMOND-CLERGUE, Legal Counsel
QIMA (ex-asianInspection)
« Legal Suite se démarque par sa capacité à accompagner les prospects et les clients. J’ai pu pleinement compter sur Legal Suite. »
 Sophie SILASI
« Les points forts de Legal Suite sont l’écoute et la disponibilité. Legal Suite a toujours su s’adapter à mon agenda et particulièrement en cette période de confinement. C’est un atout non négligeable.»
 
Laëtitia EINAUDI, Assistante Juridique

« GaLexy® est particulièrement adapté aux petites structures juridiques, dans une PME par exemple, ou pour de plus grosses entreprises avec un service juridique à taille humaine, comme celui dans lequel j’exerce actuellement. »

Michael DEBONNET - Responsable Juridique, Magellan Partners

 

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Notre équipe commerciale se fera un plaisir de s'entretenir avec vous lors d'un RDV téléphonique pour comprendre votre projet, vous proposer une démonstration de nos modules et vous apporter la solution qui répondra à vos enjeux.