Baux Immobilier

Disposez d’un inventaire exhaustif de l’ensemble du patrimoine foncier ou locatif

Maîtrisez les risques juridiques et financiers ; anticipez les changements intervenant dans le paysage patrimonial du groupe.

Exploitez les informations des contrats immobiliers scannés

Affranchissez-vous de la saisie des données grâce à la création des fiches et chargement automatique des principales informations. Vos baux commerciaux qu’ils soient enregistrés au format texte ou au format image, sont désormais accessibles. Le contenu peut être recherché, récupéré et exploité. Glissez-déposez vos documents dans GaLexy®, classifiez- les et conservez l’historique des versions.

Valorisez le parc immobilier

Valorisez le parc immobilier de votre entreprise grâce à la cartographie complète, la gestion et le pilotage de votre parc foncier ou locatif. Suivez les aspects juridiques des baux, maîtrisez les éléments financiers et gérez la vie de vos sites.

Suivez vos échéances clés

Suivez et maîtrisez vos reconductions de baux. La fonction de notification est importante afin d’assurer le suivi des dates et des échéances clés des périodes du bail.

Sécurisez la révision des loyers

Peu importe les modalités de calcul du loyer (loyer variable pur, par paliers de chiffre d’affaires), de la fréquence d’indéxation, des modalités (suspension, capage à la hausse ou à la baisse) et du type d’indice (BT01, ILC, ILAT, IRL). Sécurisez la révision de vos loyers grâce à l’indéxation automatique. Comparez les loyers théoriques et réels et disposez de l’historique des révisions.

Générez vos documents automatiquement

Gagnez un temps précieux en automatisant la génération de vos courriers de résiliation, avis de renouvellement en fusionnant vos propres modèles avec les données déjà existantes dans GaLexy®.

Le module Baux Immobilier est l’outil de gestion du patrimoine foncier ou locatif d’une organisation. Qu’il s’agisse de biens industriels, commerciaux ou d’habitation, que l’entité soit bailleur ou preneur, le module trace toute l’information liée à la gestion du parc immobilier en temps réel.
  • Suivi des sites et des baux
  • Calcul de l’indéxation automatique
  • Gestion des modalités des loyers annuels, dépôts de garanties et charges
  • Identification des surfaces, contrôles obligatoires et suivi des travaux
  • Consultation simplifiée des informations requises à la déclaration IFRS 16.

Outils transverses

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Infographie: Avec ou sans logiciels d'automatisation des processus juridiques

Articles
Infographie: Avec ou sans logiciels d'automatisation des processus juridiques
Un process juridique automatisé permet aux juristes d’optimiser leurs tâches quotidiennes afin de se recentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée
Comment l’automatisation des processus juridiques permet à la direction juridique de contribuer plus fortement à performance de l’entreprise ?
Avec ou sans logiciels d’automatisation, découvrez à l’aide de cette infographie les impacts sur le quotidien de l’équipe juridique

Automatiser le processus juridique de l’entreprise : enjeux et étapes clés

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Processus juridique, enjeux et étapes de son automatisation
Libérer les juristes d’un certain nombre de tâches rébarbatives grâce à l’automatisation du processus juridique est une démarche qui suscite beaucoup d’espoirs et certaines interrogations.
Eu égard au volume souvent pléthorique de documents juridiques à prendre en compte et à l’hétérogénéité de leurs formats qui, s’ils sont numériques, ne sont pas forcément structurés, il est évident qu’envisager un tel projet, nécessite, méthode, outils et organisation.
Voyons quels sont les enjeux et les principales étapes d’un projet d’automatisation réussi.
Avec ou sans logiciels d'automatisation des processus juridiques? Découvrez en infographie comment l'automatisation libère le juriste de nombreuses taches (reporting, productivité, etc...)
 

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1. Quels sont les enjeux de l’automatisation du processus juridique

Le principal enjeu est celui de la productivité :

En effet, là où une personne mettra 10 à 15 minutes pour assurer le relevé des informations clés d’un contrat avant de l’archiver, l’intelligence artificielle réalisera cette tâche de façon instantanée. Pour une centaine de contrats intégrés mensuellement au système de gestion de l’entreprise, c’est 25 heures de travail économisées qui représentent un gain de temps qui peut alors être affecté à d’autres tâches.
 
Il s’agit aussi de mieux garantir la gestion du risque opérationnel

Le suivi minutieux d’échéances de contrats, la détection de clauses à risque et l’identification sans faille d’actions à réaliser à une échéance précise, est un travail chronophage à faible valeur ajoutée. 
 

2. Les étapes du projet d’automatisation du processus juridique

L’indispensable chargement de l’existant juridique

Il faut distinguer digitalisation et automatisation.

La simple digitalisation consiste à numériser en masse tous vos documents juridiques papier, à les archiver puis à réaliser un relevé d’information de façon manuelle.

Il faudra ensuite saisir toutes ces informations dans un logiciel ce qui représente une tâche lourde qui peut décourager les équipes juridiques.

Au contraire, avec les différentes technologies embarquées dans un système d’automatisation, l’existant est chargé de façon intelligente pour faire ressortir l’information essentielle des documents sans qu’il soit nécessaire de la saisir manuellement. Et cela qu’ils soient sous forme papier ou sous forme numérique. C’est un gain de temps considérable.

Ainsi à l’aide de la technologie OCR, tous les documents de type image ou pdf sont enregistrés sous forme de fichier modifiable et interrogeable.

Puis avec le data mining, l’information essentielle est recherchée et enregistrée de façon automatique dans le bon champ prévu dans l’outil de gestion.

In fine, l’intelligence artificielle va réaliser instantanément toutes les tâches qui prendraient beaucoup de temps aux humains, s’ils devaient s’en charger.
 

L’automatisation de la génération de contrat

Un processus juridique automatisé permet aussi d’apporter des services supplémentaires aux opérationnels comme la génération automatique de certains contrats types.

Par exemple, un ingénieur d’affaires pourra modifier lui-même les champs variables et générer instantanément un NDA (Non Disclosure agreement) pour le faire signer à son client sans avoir besoin de solliciter le service juridique.
 

Le suivi de la vie du contrat

Lorsque toute la base documentaire est chargée et que les données essentielles sont accessibles sous une forme structurée, l’automatisation du processus juridique proprement dite, peut commencer.
  • La notification des alertes
  • L’attribution des tâches
  • Le paramétrage du workflow d’approbation
  • La mise en signature électronique
 

L’automatisation du reporting

Enfin plutôt que de passer du temps à produire des rapports manuels à chaque fin de mois, l’équipe juridique pourra automatiser ses différents reporting.
  • La génération et la diffusion automatique des rapports destinés aux opérationnels
  • La communication automatisée du tableau de bord juridique
  • Le calcul et la présentation des KPI de la direction juridique
Les bénéfices de l’automatisation du processus juridique sont nombreux : modernisation des méthodes de travail, gain de productivité, réduction du risque et réactivité renforcée pour servir les métiers notamment commerciaux.

Réussir ce projet est aujourd’hui le défi qui permettra à la direction juridique de contribuer encore plus fortement à la performance de l’entreprise.


Pour aller plus loin: Avec ou sans logiciels d’automatisation, découvrez en infographie comment l'automatisation du processus juridique améliore le quotidien des juristes

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Comment la satisfaction client influence le choix d'un logiciel juridique

Articles
La satisfaction client et le choix d’un éditeur de logiciel juridique, les 5 attentes incontournables

1. La réactivité de l’éditeur de logiciel juridique


En matière de satisfaction client, une entreprise à la recherche de l’éditeur de logiciel juridique idéal attend une solution métier performante mais également un partenaire à son écoute.
 

La réactivité de l’équipe du prestataire est le premier critère qu’il va juger, avant, pendant et après le projet.

 

2. La satisfaction client passe par l’adéquation du logiciel juridique à son quotidien


Le choix du client pour tel ou tel éditeur de logiciel juridique va ensuite se baser sur l’existence d’un contenu juridico fonctionnel qui sera adapté à son activité quotidienne. Notamment en termes de workflow, d’alertes, ou de KPI, etc…
Le client, pour qu’il soit pleinement satisfait, s’attend aussi à un certain degré d’adaptabilité.
 

Ainsi, d’un point de vue technique le logiciel juridique aura des fonctionnalités prédéfinies mais aussi une certaine souplesse dans les paramétrages afin de permettre l’adéquation de l’outil aux processus juridiques de l’entreprise.
 

La capacité d’adaptation du fournisseur joue aussi sur la satisfaction client.
 

Le client va juger l’éditeur sur ses équipes. Ecoute, souplesse et adéquation à ses exigences seront de mise.

 

3. La satisfaction du client repose sur une double compétence de l’éditeur de logiciel juridique

 

Le client doit pouvoir compter sur une expertise juridique de l’éditeur mais aussi sur une expertise technique.
A titre d’exemple, le juriste va devoir dans le cadre de ses missions éditer certaines types de documents juridiques récurrents : contrats, feuilles de présence, PV d’AG...
 

Le juriste voudra dans certains cas que ses documents se pré remplissent à partir d’informations qu’il aura déjà saisi dans l’outil.
 

Le client aura alors besoin de s‘appuyer sur l’expertise technique de son éditeur pour la mise en place de ses documents types.
 

Le client choisira donc son éditeur de logiciel juridique sur le critère de la double compétence : la base métier juridique et la compétence technique que le client n’a pas forcément en interne.
Ainsi ,par exemple, le juriste pourra modéliser les champs qui vont se remplir automatiquement dans ses documents juridiques. Il va ainsi se libérer du temps sur des tâches à faible valeur ajoutée pour se consacrer à son coeur de métier.
 

C’est ainsi que l’éditeur pourra développer la satisfaction client.

 

4. Le customer success manager : une équipe dédiée à la satisfaction client


La présence d’une équipe en charge de la satisfaction client fait partie des critères qui feront pencher la balance dans le choix d’un éditeur de logiciel juridique.
 

Une organisation de type CSM customer success management permet ainsi d’accompagner de client dans son utilisation du logiciel.
 

Bien plus qu’un simple support technique il s’agit d’aider le client à exploiter au mieux le logiciel.

 

5. L’innovation

 

Enfin la capacité d’innovation de l’éditeur est aussi un critère qui contribue à la satisfaction client.
 

Grâce à sa veille juridique, l’éditeur identifie les nouveaux besoins de ses clients et se met à jour par rapport aux évolutions de la législation.
 

L’existence d’un club utilisateurs peut aussi faciliter la remontée d’information du terrain vers la R&D.
 

Avec la satisfaction client en ligne de mire, l’éditeur accompagnera le client dans toutes les étapes du projet : au tout début du projet, pendant le déploiement et les formations, jusqu’à la fin du projet.
 

Le conseil, l’accompagnement à la conduite du changement, les formations et le support technique jouent à plein pour garantir la satisfaction client.

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Témoignages Clients

"L’outil GaLexy® est un facilitateur, il permet de gagner du temps. Chez Legal Suite, il existe un côté très humain qui est fondamental et qui se retrouve dans tous les domaines, qu’il s’agisse de technique ou de marketing. Vous tenez compte des spécificités et des besoins de chaque société."

Clarisse BRU, Juriste, Wonderbox

 

Pour en savoir plus

« L’outil nous permet de centraliser tous ces documents et de pouvoir suivre nos contrats. C’est un bénéfice. D’autre part, nous avions besoin d’un outil de signature électronique parce que nous avons des équipes situées dans différents pays mais également pour nous adapter au télétravail. La fonction DocuSign intégrée à GaLexy® répond parfaitement à ce deuxième besoin. »

Nadia Bouaziz, Legal & Compliance Manager chez DNP Photo Imaging Europe.

Pour en savoir plus

« Pour avoir utilisé d’autres logiciels dans mes précédents postes,
je dirais que GaLexy® est de loin le plus abouti.
»
 
Louis RAYMOND-CLERGUE, Legal Counsel
QIMA (ex-asianInspection)
« Legal Suite se démarque par sa capacité à accompagner les prospects et les clients. J’ai pu pleinement compter sur Legal Suite. »
 Sophie SILASI
« Les points forts de Legal Suite sont l’écoute et la disponibilité. Legal Suite a toujours su s’adapter à mon agenda et particulièrement en cette période de confinement. C’est un atout non négligeable
 
Laëtitia EINAUDI, Assistante Juridique

« GaLexy® est particulièrement adapté aux petites structures juridiques, dans une PME par exemple, ou pour de plus grosses entreprises avec un service juridique à taille humaine, comme celui dans lequel j’exerce actuellement. »

Michael DEBONNET - Responsable Juridique, Magellan Partners


Pour en savoir plus

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Vous avez une question sur les solutions Legal Suite? Vous avez besoin d'accompagnement dans la définition de votre projet?
 
Notre équipe commerciale se fera un plaisir de s'entretenir avec vous lors d'un RDV téléphonique pour comprendre votre projet, vous proposer une démonstration de nos modules et vous apporter la solution qui répondra à vos enjeux.