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Baux Immobilier

Disposez d’un inventaire exhaustif de l’ensemble du patrimoine foncier ou locatif

Maîtrisez les risques juridiques et financiers ; anticipez les changements intervenant dans le paysage patrimonial du groupe.
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Avantages

Exploitez les informations des contrats immobiliers scannés

Affranchissez-vous de la saisie des données grâce à la création des fiches et chargement automatique des principales informations. Vos baux commerciaux qu’ils soient enregistrés au format texte ou au format image, sont désormais accessibles. Le contenu peut être recherché, récupéré et exploité. Glissez-déposez vos documents dans GaLexy®, classifiez- les et conservez l’historique des versions.

Valorisez le parc immobilier

Valorisez le parc immobilier de votre entreprise grâce à la cartographie complète, la gestion et le pilotage de votre parc foncier ou locatif. Suivez les aspects juridiques des baux, maîtrisez les éléments financiers et gérez la vie de vos sites.

Suivez vos échéances clés

Suivez et maîtrisez vos reconductions de baux. La fonction de notification est importante afin d’assurer le suivi des dates et des échéances clés des périodes du bail.

Sécurisez la révision des loyers

Peu importe les modalités de calcul du loyer (loyer variable pur, par paliers de chiffre d’affaires), de la fréquence d’indéxation, des modalités (suspension, capage à la hausse ou à la baisse) et du type d’indice (BT01, ILC, ILAT, IRL). Sécurisez la révision de vos loyers grâce à l’indéxation automatique. Comparez les loyers théoriques et réels et disposez de l’historique des révisions.

Générez vos documents automatiquement

Gagnez un temps précieux en automatisant la génération de vos courriers de résiliation, avis de renouvellement en fusionnant vos propres modèles avec les données déjà existantes dans GaLexy®.

Fonctionnalités

Le module Baux Immobilier est l’outil de gestion du patrimoine foncier ou locatif d’une organisation. Qu’il s’agisse de biens industriels, commerciaux ou d’habitation, que l’entité soit bailleur ou preneur, le module trace toute l’information liée à la gestion du parc immobilier en temps réel.
  • Suivi des sites et des baux
  • Calcul de l’indéxation automatique
  • Gestion des modalités des loyers annuels, dépôts de garanties et charges
  • Identification des surfaces, contrôles obligatoires et suivi des travaux
  • Consultation simplifiée des informations requises à la déclaration IFRS 16.

Outils transverses

Fondamentaux

  • Notifications
  • Workflows
  • GED
  • Annuaire centralisé
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Digitalisation

  • Intelligence Artificielle (IA)
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Nos Articles

GaLexyApp by Legal Suite l'application des juristes conçue par des juristes

Articles
GaLexyApp by Legal Suite l'application des juristes conçue par des juristes 
GaLexyApp by Legal Suite est l'application des juristes conçue par des juristes®
Vous utilisez GaLexy® ? Alors restez toujours connectés en utilisant GaLexyApp : l'application mobile de GaLexy® disponible à partir de la version 2.3 (de GaLexy®) et uniquement en SaaS.

Depuis GaLexyApp, vous avez accès à la fonctionnalité worfklows, outil intéractif de traçabilité et validation de vos documents juridiques, qui vous permet de :
 
  • consulter vos worfklows
  • consulter les pièces jointes au worfklow
  • consulter la fiche de synthèse du dossier objet du worfklow
  • consulter les messages du worfklow
  • intervenir sur vos worfklows (valider, rejeter ou autres actions)
  • échanger avec les autres intervenants au workflow


GaLexyApp est GRATUITE pour tous les utilisateurs GaLexy® sans configuration nécessaire ou licences à acquérir.
 

Téléchargez GaLexyApp sur l'App Store ou sur Google Play.


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Infographie: Avec ou sans logiciels d'automatisation des processus juridiques

Articles
Infographie: Avec ou sans logiciels d'automatisation des processus juridiques 
Un process juridique automatisé permet aux juristes d’optimiser leurs tâches quotidiennes afin de se recentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée
Comment l’automatisation des processus juridiques permet à la direction juridique de contribuer plus fortement à performance de l’entreprise ?
Avec ou sans logiciels d’automatisation, découvrez à l’aide de cette infographie les impacts sur le quotidien de l’équipe juridique
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Automatiser le processus juridique de l’entreprise : enjeux et étapes clés

Articles
Processus juridique, enjeux et étapes de son automatisation 
Libérer les juristes d’un certain nombre de tâches rébarbatives grâce à l’automatisation du processus juridique est une démarche qui suscite beaucoup d’espoirs et certaines interrogations.
Eu égard au volume souvent pléthorique de documents juridiques à prendre en compte et à l’hétérogénéité de leurs formats qui, s’ils sont numériques, ne sont pas forcément structurés, il est évident qu’envisager un tel projet, nécessite, méthode, outils et organisation.
Voyons quels sont les enjeux et les principales étapes d’un projet d’automatisation réussi.
Avec ou sans logiciels d'automatisation des processus juridiques? Découvrez en infographie comment l'automatisation libère le juriste de nombreuses taches (reporting, productivité, etc...)
 

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1. Quels sont les enjeux de l’automatisation du processus juridique

Le principal enjeu est celui de la productivité :

En effet, là où une personne mettra 10 à 15 minutes pour assurer le relevé des informations clés d’un contrat avant de l’archiver, l’intelligence artificielle réalisera cette tâche de façon instantanée. Pour une centaine de contrats intégrés mensuellement au système de gestion de l’entreprise, c’est 25 heures de travail économisées qui représentent un gain de temps qui peut alors être affecté à d’autres tâches.
 
Il s’agit aussi de mieux garantir la gestion du risque opérationnel : 

Le suivi minutieux d’échéances de contrats, la détection de clauses à risque et l’identification sans faille d’actions à réaliser à une échéance précise, est un travail chronophage à faible valeur ajoutée. 
 

2. Les étapes du projet d’automatisation du processus juridique

L’indispensable chargement de l’existant juridique

Il faut distinguer digitalisation et automatisation.

La simple digitalisation consiste à numériser en masse tous vos documents juridiques papier, à les archiver puis à réaliser un relevé d’information de façon manuelle.

Il faudra ensuite saisir toutes ces informations dans un logiciel ce qui représente une tâche lourde qui peut décourager les équipes juridiques.

Au contraire, avec les différentes technologies embarquées dans un système d’automatisation, l’existant est chargé de façon intelligente pour faire ressortir l’information essentielle des documents sans qu’il soit nécessaire de la saisir manuellement. Et cela qu’ils soient sous forme papier ou sous forme numérique. C’est un gain de temps considérable.

Ainsi à l’aide de la technologie OCR, tous les documents de type image ou pdf sont enregistrés sous forme de fichier modifiable et interrogeable.

Puis avec le data mining, l’information essentielle est recherchée et enregistrée de façon automatique dans le bon champ prévu dans l’outil de gestion.

In fine, l’intelligence artificielle va réaliser instantanément toutes les tâches qui prendraient beaucoup de temps aux humains, s’ils devaient s’en charger.
 

L’automatisation de la génération de contrat

Un processus juridique automatisé permet aussi d’apporter des services supplémentaires aux opérationnels comme la génération automatique de certains contrats types.

Par exemple, un ingénieur d’affaires pourra modifier lui-même les champs variables et générer instantanément un NDA (Non Disclosure agreement) pour le faire signer à son client sans avoir besoin de solliciter le service juridique.
 

Le suivi de la vie du contrat

Lorsque toute la base documentaire est chargée et que les données essentielles sont accessibles sous une forme structurée, l’automatisation du processus juridique proprement dite, peut commencer.
  • La notification des alertes
  • L’attribution des tâches
  • Le paramétrage du workflow d’approbation
  • La mise en signature électronique
 

L’automatisation du reporting

Enfin plutôt que de passer du temps à produire des rapports manuels à chaque fin de mois, l’équipe juridique pourra automatiser ses différents reporting.
  • La génération et la diffusion automatique des rapports destinés aux opérationnels
  • La communication automatisée du tableau de bord juridique
  • Le calcul et la présentation des KPI de la direction juridique
Les bénéfices de l’automatisation du processus juridique sont nombreux : modernisation des méthodes de travail, gain de productivité, réduction du risque et réactivité renforcée pour servir les métiers notamment commerciaux.

Réussir ce projet est aujourd’hui le défi qui permettra à la direction juridique de contribuer encore plus fortement à la performance de l’entreprise.


Pour aller plus loin: Avec ou sans logiciels d’automatisation, découvrez en infographie comment l'automatisation du processus juridique améliore le quotidien des juristes

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Témoignages Clients

"L’outil GaLexy® est un facilitateur, il permet de gagner du temps. Chez Legal Suite, il existe un côté très humain qui est fondamental et qui se retrouve dans tous les domaines, qu’il s’agisse de technique ou de marketing. Vous tenez compte des spécificités et des besoins de chaque société."

Clarisse BRU, Juriste, Wonderbox

 

Pour en savoir plus

« L’outil nous permet de centraliser tous ces documents et de pouvoir suivre nos contrats. C’est un bénéfice. D’autre part, nous avions besoin d’un outil de signature électronique parce que nous avons des équipes situées dans différents pays mais également pour nous adapter au télétravail. La fonction DocuSign intégrée à GaLexy® répond parfaitement à ce deuxième besoin. »

Nadia Bouaziz, Legal & Compliance Manager chez DNP Photo Imaging Europe.

Pour en savoir plus

« Pour avoir utilisé d’autres logiciels dans mes précédents postes,
je dirais que GaLexy® est de loin le plus abouti. »
 
Louis RAYMOND-CLERGUE, Legal Counsel
QIMA (ex-asianInspection)
« Legal Suite se démarque par sa capacité à accompagner les prospects et les clients. J’ai pu pleinement compter sur Legal Suite. »
 Sophie SILASI
« Les points forts de Legal Suite sont l’écoute et la disponibilité. Legal Suite a toujours su s’adapter à mon agenda et particulièrement en cette période de confinement. C’est un atout non négligeable.»
 
Laëtitia EINAUDI, Assistante Juridique

« GaLexy® est particulièrement adapté aux petites structures juridiques, dans une PME par exemple, ou pour de plus grosses entreprises avec un service juridique à taille humaine, comme celui dans lequel j’exerce actuellement. »

Michael DEBONNET - Responsable Juridique, Magellan Partners


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Vous avez une question sur les solutions Legal Suite? Vous avez besoin d'accompagnement dans la définition de votre projet?
 
Notre équipe commerciale se fera un plaisir de s'entretenir avec vous lors d'un RDV téléphonique pour comprendre votre projet, vous proposer une démonstration de nos modules et vous apporter la solution qui répondra à vos enjeux.