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GaLexy®

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DELEGATIONS JURIDIQUES

Assurez la sécurité juridique et financière de l’entreprise
Le module Délégations Juridiques contribue à la sécurité juridique et financière de l’entreprise. Doté de contrôles de cohérence, de circuits de validation et d’alertes interactives, il fiabilise la chaîne des pouvoirs et des signatures juridiques et bancaires. Sa mise en place assure le respect des pratiques de gouvernance.
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  3. Délégations Juridiques

Avantages

Cartographiez vos délégations

Bénéficiez d’une vue globale des délégations de pouvoirs et de signatures grâce au moteur de recherche, aux rapports et aux organigrammes. Les liens entre les différents acteurs sont créés manuellement ou automatiquement (pouvoirs reçus ou délégués ; entités associées ; fonction(s) ; etc.).

Identifiez les chaînes de délégations, détectez les non-conformités

Visualisez en un clic depuis une délégation la chaîne des pouvoirs reçus ou délégués. De plus, la fonction non-conformités permet de détecter les ruptures de chaînes de délégation, le changement de fonction, l’archivage ou la suppression d’un acteur de la délégation (que ce soit une personne physique ou morale), l’absence de lien de subordination, etc... Les alertes des non-conformités sont paramétrables par l’administrateur et gérées par chaque chargé de dossier.

Générez et stockez vos courriers

A chaque stade de la vie d’une délégation, il est possible de générer unitairement ou en masse des courriers de délégations (nouvelles ou suite à une réaffectation). L’utilisateur est guidé pour pouvoir sélectionner les dossiers impactés par une non-conformité. Tout type de document peut être stocké (courrier de délégation, révocation, pièces d’identité, etc.) que ce soit au niveau d’une fiche de délégation ou d’un contact.

Bénéficiez de workflows dédiés

GaLexy® offre différentes fonctionnalités de workflows qu’ils soient automatiques, liés à la valeur d’un champ, manuels (ad’hoc) afin de valider les courriers de délégations ou les processus mis en place par la Gouvernance de votre Groupe.

Sécurisez la signature en ligne

La signature électronique est un outil de plus en plus utilisé pour valider des courriers ou d’autres typologies de documents. Legal Suite offre des API sécurisés et qui bénéficient d’une grande notoriété tant nationale qu’internationale. Les différents niveaux de signature électronique peuvent être revus ou adaptés en fonction de votre politique interne et de l’outil préconisé par votre Groupe.

Fonctionnalités

Cartographiez la chaîne des délégations pour une meilleure maîtrise des risques de responsabilités (pénale, civile, sociale, financière, etc.).
Bénéficiez d’alertes en cas de modification d’un des acteurs associés aux pouvoirs délégués ou reçus.
Fluidifiez les restructurations grâce aux documents générés, aux fonctions workflows, rapports et organigramme.
  • Gestion de tout type de délégation
  • Suivi de la chaîne de délégations et seuils associés à chaque pouvoir
  • Génération, stockage, validation, signature électronique des délégations
  • Détection des non-conformités
  • Cartographie des délégations du Groupe.

Outils transverses

Fondamentaux

  • Notifications
  • Workflows
  • GED
  • Annuaire centralisé
  • Plug-in Outlook
  • Génération de documents
  • Multilingue
  • Gestion des temps
  • Configurateur avancé
  • Recherche
  • Plug-in Word
  • Rapport & KPI

Collaboration

  • Portail Collaboratif
  • GaLexyTeams
  • GaLexyApp
  • GaLexyBot
  • GaLexyChat

Digitalisation

  • Intelligence Artificielle (IA)
  • GaLexyDoc
  • Bibliothèque
  • Signature électronique
  • OCR

Nos Articles

Cartographie des directions juridiques 2018 – la digitalisation au coeur de l’actualité

Articles
Cartographie des directions juridiques 2018 – la digitalisation au coeur de l’actualité 
La cartographie des directions juridiques 2018 est parue ! Orchestrée par l'AFJE et le Cercle Montesquieu*, cette sixième édition est l'occasion de s'interroger sur deux grandes thématiques :
- L'organisation et les moyens de la conformité au sein de l'entreprise
- La digitalisation
*Réalisée par LEXqi Conseil

LA DIGITALISATION AU COEUR DE L'ACTUALITÉ MÉTIER

L'étude révèle que 75 % des directions juridiques ont déjà initié un projet de digitalisation des méthodes de travail des juristes au sein de leur société. Parmi les outils les plus déployés, on trouve notamment :
  • La signature électronique
  • La génération automatique des contrats
  • La gestion électronique des documents
En savoir plus sur l'AFJE.

En savoir plus sur le Cercle Montesquieu.
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Juristes, et si vous pilotiez la performance de votre département ?

Articles
Juristes, et si vous pilotiez la performance de votre département ? 
L’ACC Europe rassemblait, il y a quelques semaines, un grand nombre de juristes venus des quatre coins du continent ; l’occasion d’échanger sur les problématiques actuelles de la profession et de croiser les bonnes pratiques, tout pays confondu. Parmi les sujets abordés, les professionnels se sont notamment interrogés sur la mesure de l’activité et de la performance de leurs départements. Pourquoi et comment ? Zoom sur cette pratique croissante.

Les KPIS, un atout pour les directions juridiques

A la question « Avez-vous déjà mis en place des KPIs au sein de votre département juridique ? », les participants à la conférence répondent « oui » à 54%. Souvent perçus à tort comme un motif de contrôle, les KPIs sont davantage destinés à devenir un atout pour les départements juridiques. Véritable tableau de bord de l’équipe, ils permettent de mesurer l’activité quotidienne afin d’en évaluer la performance. Pratique connue et reconnue pour des fonctions telles que la finance ou le marketing, la mesure de la performance tend désormais à être appliqués à l’ensemble de l’entreprise. Ainsi, à l’image des autres services, la direction juridique, en tant que partie prenante de l’activité de l’entreprise, se voit de plus en plus intégrée dans ces process de mesure.

Pour ou contre ?

Exit les préjugés, les directions juridiques sont également source de performance pour l’entreprise. Et même si cette analyse attise encore quelques doutes sur la remise en question de l’efficacité des équipes, elle permet surtout d’obtenir une vision précise de l’état de santé du département et de le challenger. « Les entreprises évoluent dans un environnement en constante évolution, explique Carla Hégly-Chung, directrice commerciale et marketing groupe de Legal Suite, et le département juridique s’adapte en permanence pour faire face à des risques nouveaux dans des délais de plus en plus courts. Sans pilotage précis de son activité, il est aujourd’hui difficile pour ce département de démontrer la plus-value qu’il apporte ». Ces indicateurs s’avèrent également nécessaires en termes de management, puisqu’ils permettent d’améliorer nettement le management de l’équipe. En effet, ils offrent notamment une vision claire de la répartition des tâches et l’équilibrage du temps passé sur les différents projets afin de définir des objectifs sur-mesure. En outre, ils permettent d’identifier ses besoins spécifiques afin de les faire valoir auprès de la direction générale et de valoriser sa contribution aux résultats de l’entreprise.

Allier indicateurs qualitatifs et quantitatifs

L’activité juridique ne saurait être mesurée uniquement par des indicateurs quantitatifs. Étant donné sa fonction de conseil auprès de ses clients internes, il est nécessaire d’allier indicateurs quantitatifs et qualitatifs. Mais sur quels critères s’appuyer ? Les indicateurs quantitatifs peuvent être, par exemple, le nombre de contrats rédigés, puis négociés. Qui dit KPIs ne dit pas forcément données chiffrées, les directions juridiques peuvent compter sur des éléments qualitatifs, tels que l’évaluation du management et de l’efficacité de la prise de décision. De plus, outre la notion d’équipe, l’analyse peut être affinée et ainsi porter sur chacun de ses membres afin de mesurer le taux d’occupation et la répartition des tâches. La motivation et le management sont également des critères de mesure de l’état de santé du département, à l’instar des bonnes relations entre ses différents membres et le reste de l’entreprise. « C’est le rôle des KPIs de mettre en lumière la productivité du département, et surtout l’adéquation entre son activité et celle de l’entreprise. Il dispose aujourd’hui d’un panel d’outils lui permettant d’extraire quotidiennement des indicateurs révélateurs de son activité. Dans la solution modulaire GaLexy® de Legal Suite, c’est le rôle du module Pilotage juridique qui donne la mesure des services rendus, synthétise les volumes traités et fédère autour d’objectifs de progrès mesurables », conclue Carla Hélgy-Chung.

Le module pilotage par Legal Suite

Le module Pilotage juridique développé par Legal Suite permet de suivre et de restituer les grandes séries d’indicateurs clés de mesure de la performance juridique et de la qualité de service. À destination de votre Direction Générale, il rend compte de votre performance juridique, vous informe sur les risques et les enjeux financiers et alimente les décisions stratégiques. À destination de votre équipe et des autres départements, il donne la mesure du service rendu, synthétise les volumes traités et fédère vos collaborateurs autour d’objectifs de progrès mesurables.
  • Gestion des risques juridiques
  • Suivi des prestataires et des dossiers juridiques
  • Budgets de fonctionnement des activités juridiques
  • Organisation de l’activité juridique au sein de l’entreprise
Découvrir le module Pilotage juridique / KPIs.
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RGPD : la sécurité au coeur de nos priorités

Articles
RGPD : la sécurité au coeur de nos priorités 
Le règlement européen du 27 avril 2016 : « Règlement relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données » sera applicable le 25 mai 2018 ! Que vous soyez client de l’une de nos solutions en mode « on-premise », en mode hébergé ou SaaS, l’ensemble des équipes Legal Suite est à vos côtés afin d’actualiser nos engagements et nous assurer réciproquement une mise en conformité contractuelle avec les exigences de la nouvelle législation.

Cap vers le RGPD !

A cette fin, Legal Suite a procédé à l’actualisation de ses contrats types, en y intégrant des clauses adaptées et conformes à la nouvelle réglementation. Par ailleurs, lorsque Legal Suite agit en qualité de sous-traitant au sens du RGPD, et pour les contrats concernés antérieurs au 25 mai 2018, un avenant au contrat permettra la mise à jour des dispositions spécifiques liées au traitement de données à caractère personnel, conformément à l’article 28 du RGPD et aux préconisations de la CNIL. Notre service juridique est, bien entendu, à votre disposition afin de répondre à toutes vos questions liées à cette régularisation contractuelle.

La sécurité au cœur de nos priorités

Consciente qu’en sa qualité de responsable de traitement le client est désormais concerné par de nouvelles obligations en matière de protection des données à caractère personnel, Legal Suite a d’ores et déjà, de façon effective, intégré à sa gamme de produits des niveaux de sécurité garantissant la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées selon les besoins de chaque client, le tout étant associé aux principes relatifs à la protection des données. « Legal Suite n’a pas attendu le RGPD pour sensibiliser ses clients à la sécurité, explique Thierry Mallat, Directeur général de la société. Dès leur conception, nos produits et services intègrent des options de sécurité avancées, telles que le cryptage de la base de données, la complexité des mots de passe ou encore la restriction d’accès à certaines données du dossier. »

De nouvelles fonctionnalités pour mieux  vous accompagner

En complément, et dans un souci constant de proposer à ses clients des produits au plus près de leurs préoccupations, de nouvelles fonctionnalités ont été intégrées dans la nouvelle version des progiciels de la gamme GaLexy®. Disponibles lors de la sortie de la nouvelle version, elles sont destinées à aider les utilisateurs à se conformer au RGPD : identification d’un compte administrateur RGPD avec des prérogatives particulières, messages d’avertissement associés aux champs textes longs, possibilité de destruction des pièces jointes d’un dossier, anonymisation complète (de façon irréversible), ou encore pseudonymisation d’un dossier.

En savoir plus sur la gamme GaLexy®

Consulter le Règlement du Parlement européen
 
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Témoignages Clients

"L’outil GaLexy® est un facilitateur, il permet de gagner du temps. Chez Legal Suite, il existe un côté très humain qui est fondamental et qui se retrouve dans tous les domaines, qu’il s’agisse de technique ou de marketing. Vous tenez compte des spécificités et des besoins de chaque société."

Clarisse BRU, Juriste, Wonderbox

 

Pour en savoir plus

« L’outil nous permet de centraliser tous ces documents et de pouvoir suivre nos contrats. C’est un bénéfice. D’autre part, nous avions besoin d’un outil de signature électronique parce que nous avons des équipes situées dans différents pays mais également pour nous adapter au télétravail. La fonction DocuSign intégrée à GaLexy® répond parfaitement à ce deuxième besoin. »

Nadia Bouaziz, Legal & Compliance Manager chez DNP Photo Imaging Europe.

 

Pour en savoir plus

« Pour avoir utilisé d’autres logiciels dans mes précédents postes,
je dirais que GaLexy® est de loin le plus abouti. »
 
Louis RAYMOND-CLERGUE, Legal Counsel
QIMA (ex-asianInspection)
« Legal Suite se démarque par sa capacité à accompagner les prospects et les clients. J’ai pu pleinement compter sur Legal Suite. »
 Sophie SILASI
« Les points forts de Legal Suite sont l’écoute et la disponibilité. Legal Suite a toujours su s’adapter à mon agenda et particulièrement en cette période de confinement. C’est un atout non négligeable.»
 
Laëtitia EINAUDI, Assistante Juridique

« GaLexy® est particulièrement adapté aux petites structures juridiques, dans une PME par exemple, ou pour de plus grosses entreprises avec un service juridique à taille humaine, comme celui dans lequel j’exerce actuellement. »

Michael DEBONNET - Responsable Juridique, Magellan Partners

 

Pour en savoir plus

Nous vous accompagnons dans votre projet


Vous avez une question sur les solutions Legal Suite? Vous avez besoin d'accompagnement dans la définition de votre projet?
 
Notre équipe commerciale se fera un plaisir de s'entretenir avec vous lors d'un RDV téléphonique pour comprendre votre projet, vous proposer une démonstration de nos modules et vous apporter la solution qui répondra à vos enjeux.