La gestion des contrats, 3 étapes pour être plus efficace
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La gestion des contrats couvre toutes les étapes du cycle de vie du contrat. Elle commence avec la phase précontractuelle qui comprend la rédaction du contrat, la négociation en interne et avec les tiers jusqu’à la signature. Ensuite vient l’exécution du contrat, le suivi des échéances et des indicateurs puis la réalisation des différentes modifications et avenants, et pour finir la préservation des données du contrat.
Pourquoi est-il important que la gestion des contrats soit efficace ?
Paradoxalement la maîtrise des risques et des engagements liés à la gestion des contrats n’est pas assurée dans 2 entreprises sur 3.On estime par exemple que 10% des contrats actifs sont tout simplement perdus alors que 60% des contrats fournisseurs sont renouvelés automatiquement sans analyse et décision préalable (source Aberdeen).
Pourtant, les conséquences d’une gestion inefficace sont multiples : augmentation des risques de procédure, inflation des coûts, non-conformité, augmentation ou non-respect du délai de contractualisation…
De plus, le volume des contrats est important puisque 2/3 des organisations en gèrent plus de 1000 …
Mettre en place une gestion efficace des contrats qui couvre les trois grandes phases de leur cycle de vie est stratégique. Voyons quels en sont les points clés.
Les 3 étapes d’une gestion des contrats efficace
1. La gestion précontractuelle
L’automatisation de la rédaction des contrats
Mieux gérer la rédaction des contrats passe par la négociation optimisée qui peut faire appel à des modèles de contrats ou de clauses préétablies.
Ceci est facilité par des solutions de génération automatique de contrats qui permettent de libérer le temps de juristes en déléguant aux opérationnels la génération, par exemple, des accords de confidentialité tout en garantissant la sécurité.
Faciliter la collaboration
Impliquant de multiples acteurs, une gestion des contrats optimisée intègre la dimension collaborative. Il s’agit de faciliter les échanges entre juristes et opérationnels afin d’accélérer le processus de gestion contractuelle.
La signature électronique
La signature électronique est une véritable révolution dans la gestion des contrats. Plus besoin d’envoyer le contrat par email, de l’imprimer, le signer puis le renvoyer encore par email.
Désormais, le contrat est envoyé directement aux signataires avec un lien à un outil de signature électronique. En un clic le contrat est signé.
On passe ainsi d’un délai de signature du contrat de plusieurs jours à quelques minutes !
2. Le suivi de l’exécution du contrat
Le suivi de l’exécution du contrat nécessite notamment une anticipation des échéances. En effet, 60% des contrats fournisseurs sont donc renouvelés automatiquement sans analyse et décision préalable. Il est alors urgent de mettre en place un système de suivi des échéances afin d’éviter leur reconduction, générant coûts et risques inutiles.De même, le suivi des risques liés aux contrats et aux clauses contractuelles est essentiel (respect des engagements financiers ou opérationnels). Une gestion efficace des contrats permet aussi d’éviter les contentieux qui pourraient par exemple être causés par la non-exécution d’un engagement au cours de la vie du contrat.
Enfin, avoir une vision consolidée sur l’ensemble des contrats de la société avec des indicateurs de performance est important pour les directions juridiques qui peuvent ainsi valoriser leurs actions auprès de la Direction Générale et des autres directions.
3. La préservation des données du contrat
La troisième étape de la gestion des contrats consiste à préserver le patrimoine contractuel et éviter la perte de contrats grâce à un archivage intelligent.Celui-ci garantira non seulement l’archivage du contrat en tant que tel mais également le relevé des informations importantes.
Au lieu de stocker des contrats au format image il faudra donc plutôt les archiver en format OCR.
Les bénéfices d’une gestion des contrats optimisée grâce à l’automatisation sont évidents.
Les entreprises mettent progressivement en place la digitalisation de leur processus contractuel.
Il faut pour cela que le projet soit devenu une priorité et que la connaissance du retour sur investissement lié à une bonne gestion des contrats, soit bien établie.
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