Consultations
juridiques

1. La réactivité de l’éditeur de logiciel juridique

En matière de satisfaction client, une entreprise à la recherche de l’éditeur de logiciel juridique idéal attend une solution métier performante mais également un partenaire à son écoute.
 

La réactivité de l’équipe du prestataire est le premier critère qu’il va juger, avant, pendant et après le projet.

 

2. La satisfaction client passe par l’adéquation du logiciel juridique à son quotidien

Le choix du client pour tel ou tel éditeur de logiciel juridique va ensuite se baser sur l’existence d’un contenu juridico fonctionnel qui sera adapté à son activité quotidienne. Notamment en termes de workflow, d’alertes, ou de KPI, etc…
Le client, pour qu’il soit pleinement satisfait, s’attend aussi à un certain degré d’adaptabilité.
 

Ainsi, d’un point de vue technique le logiciel juridique aura des fonctionnalités prédéfinies mais aussi une certaine souplesse dans les paramétrages afin de permettre l’adéquation de l’outil aux processus juridiques de l’entreprise.
 

La capacité d’adaptation du fournisseur joue aussi sur la satisfaction client.
 

Le client va juger l’éditeur sur ses équipes. Ecoute, souplesse et adéquation à ses exigences seront de mise.

 

3. La satisfaction du client repose sur une double compétence de l’éditeur de logiciel juridique

Le client doit pouvoir compter sur une expertise juridique de l’éditeur mais aussi sur une expertise technique.
A titre d’exemple, le juriste va devoir dans le cadre de ses missions éditer certaines types de documents juridiques récurrents : contrats, feuilles de présence, PV d’AG...
 

Le juriste voudra dans certains cas que ses documents se pré remplissent à partir d’informations qu’il aura déjà saisi dans l’outil.
 

Le client aura alors besoin de s‘appuyer sur l’expertise technique de son éditeur pour la mise en place de ses documents types.
 

Le client choisira donc son éditeur de logiciel juridique sur le critère de la double compétence : la base métier juridique et la compétence technique que le client n’a pas forcément en interne.
Ainsi ,par exemple, le juriste pourra modéliser les champs qui vont se remplir automatiquement dans ses documents juridiques. Il va ainsi se libérer du temps sur des tâches à faible valeur ajoutée pour se consacrer à son coeur de métier.
 

C’est ainsi que l’éditeur pourra développer la satisfaction client.

 

4. Le customer success manager : une équipe dédiée à la satisfaction client

La présence d’une équipe en charge de la satisfaction client fait partie des critères qui feront pencher la balance dans le choix d’un éditeur de logiciel juridique.
 

Une organisation de type CSM customer success management permet ainsi d’accompagner de client dans son utilisation du logiciel.
 

Bien plus qu’un simple support technique il s’agit d’aider le client à exploiter au mieux le logiciel.

 

5. L’innovation

Enfin la capacité d’innovation de l’éditeur est aussi un critère qui contribue à la satisfaction client.
 

Grâce à sa veille juridique, l’éditeur identifie les nouveaux besoins de ses clients et se met à jour par rapport aux évolutions de la législation.
 

L’existence d’un club utilisateurs peut aussi faciliter la remontée d’information du terrain vers la R&D.
 

Avec la satisfaction client en ligne de mire, l’éditeur accompagnera le client dans toutes les étapes du projet : au tout début du projet, pendant le déploiement et les formations, jusqu’à la fin du projet.
 

Le conseil, l’accompagnement à la conduite du changement, les formations et le support technique jouent à plein pour garantir la satisfaction client.

L’augmentation du volume de document juridique est proportionnelle à l’inflation législative.
Toujours plus nombreux et plus volumineux, ils nécessitent un traitement à la hauteur des enjeux financiers qu’ils représentent.
Voyons quelles sont les bonnes pratiques pour gérer plus efficacement le document juridique en entreprise.

1. Instaurer une base archive unique

Archiver un document juridique dans une base unique accessible via le web (de type drive Google ou Microsoft), est le B-A BA, d’une gestion documentaire optimisée.
 

De nombreux utilisateurs continuent pourtant de stocker des documents sur leur ordinateur. On a pu voir pendant le confinement que cette pratique était loin d’être optimale.
 

Définir un système d’archivage centralisé du document juridique accessible via le web, apporte un gain de temps et de productivité certain.
 

Il permet aussi de profiter de fonctionnalités avancées de collaboration. Recherche par mots clés, suivi du versioning et envoi automatisé du document à la signature, sont possible, à partir d’une base documentaire centralisée.

 

2. Utiliser un système de versioning du document juridique

Le versioning permet d’intégrer les informations d’un document juridique dans une fiche de suivi et de retracer son historique jusqu’à la version définitive.
 

Mettre en place le versioning de tout type de document juridique permet ainsi de gérer de façon optimisée les contributions des différents intervenants.
 

3. Eliminer l’archivage de document juridique au format image

Lorsqu’un document juridique est archivé en format image, parce qu’il a été scanné par exemple, il n’est pas possible d’utiliser un module de recherche pour identifier son contenu.
 

Pour les nouveaux documents, la bonne pratique consiste à les archiver dans leur format d’origine et à ajouter les éléments de validation, comme les signatures, plutôt que scanner l’ensemble du document.
 

Pour les documents existants, il faudra les OCRiser. C’est-à-dire les transformer du format image au format texte grâce à une application OCR. Celle-ci va reconnaître les chaînes de caractères à l’intérieur du document image et les transformer en texte.
 

4. Coupler workflow d’approbation interne et signature électronique

Utiliser un workflow d’approbation avec pour dernière étape une signature électronique intégrée est le nec plus ultra de la digitalisation du document juridique. Le workflow permet de faire passer le document juridique de service en service de façon automatisée.
 

La signature électronique permet ensuite une validation accélérée des documents. Cette dématérialisation complète apporte :
 

• Gain de temps
• Traçabilité et suivi optimisé des documents
• Archivage à valeur probante
• Accès aux fonctions de sélection automatisée des données dans les documents (datamining)

5. Tirer profit du datamining

Basé sur l’intelligence artificielle, le datamining permet de rechercher des informations dans un document juridique pour générer une action.
 

Il permet par exemple de rechercher dans un contrat des métadonnées comme la date de début et de fin pour positionner automatiquement des alertes qui seront envoyées au juriste.
 

En lien avec les opérationnels celui-ci pourra étudier la pertinence de renouveler, renégocier ou résilier le contrat qui arrive à échéance.
 

6. Utiliser un générateur de document simple

Pour un document juridique simple comme un contrat de travail, il sera particulièrement intéressant d’utiliser un générateur de document.
 

Les documents sont élaborés à partir d’un ensemble de paragraphes prédéfinis, ce qui est un gain de temps et une garantie de conformité pour l’utilisateur et l’entreprise.
 

7. Homogénéiser et sécuriser ses modèles de contrats en utilisant un clausier

Cette fonction permet aux non juristes, comme les commerciaux par exemple, de générer de manière autonome un document juridique de type contrat.
 

Le clausier répertorie des modèles de clauses juridiques et l’utilisateur n’a plus qu’à sélectionner ce dont il a besoin pour générer son contrat. Le système déclenche même des alertes s’il détecte des incohérences dans les clauses sélectionnées permettant à l’utilisateur de les corriger.
 

En conclusion, gérer le document juridique en appliquant ces bonnes pratiques permet de rationaliser le processus juridique de l’entreprise.
 

On peut commencer à mettre en oeuvre ces bonnes pratiques en utilisant des solutions du marché comme google drive ou adobe sign par exemple.
 

Toutefois pour bénéficier de fonctionnalités parfaitement adaptées au document juridique, mieux vaut s’appuyer sur l’expérience d’un éditeur apportant à la fois expertise technique de la gestion documentaire et maîtrise du processus juridique, pour un budget relativement modique.

La transformation digitale juridique de l’entreprise n’est pas un simple projet technique. Il s’agit d’une étape majeure du développement de l’entreprise qui implique des évolutions dans plusieurs domaines.
Les outils, les processus de travail et les modes de collaboration doivent changer.
Nous partageons ici 9 facteurs clés de réussite définis à partir du retour d’expérience de nos clients depuis 20 ans.

1. La digitalisation du département juridique est un projet d’entreprise

2. Apporter des bénéfices clairs aux clients internes

• Le gain de temps lié à la réduction des délais de traitement des dossiers juridiques
• La baisse de coûts inhérente aux gains de productivité
• La motivation grâce à la disparition de tâches rébarbatives sans valeur ajoutée
• L'accélération des délais de négociation des contrats pour les commerciaux par exemple

 3. Adopter une gouvernance plus collaborative

4. Impliquer le DSI

5. Tracer un nouveau parcours client interne

6. Communiquer le planning du projet de transformation digitale

7. Obtenir des résultats rapidement

8. Limiter la personnalisation du logiciel juridique

9. Bien choisir son éditeur

• maîtrise technique
• expérience de la conduite du changement
• expertise du métier juridique