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GaLexy®

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DELEGATIONS JURIDIQUES

Assurez la sécurité juridique et financière de l’entreprise
Le module Délégations Juridiques contribue à la sécurité juridique et financière de l’entreprise. Doté de contrôles de cohérence, de circuits de validation et d’alertes interactives, il fiabilise la chaîne des pouvoirs et des signatures juridiques et bancaires. Sa mise en place assure le respect des pratiques de gouvernance.
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  3. Délégations Juridiques

Avantages

Cartographiez vos délégations

Bénéficiez d’une vue globale des délégations de pouvoirs et de signatures grâce au moteur de recherche, aux rapports et aux organigrammes. Les liens entre les différents acteurs sont créés manuellement ou automatiquement (pouvoirs reçus ou délégués ; entités associées ; fonction(s) ; etc.).

Identifiez les chaînes de délégations, détectez les non-conformités

Visualisez en un clic depuis une délégation la chaîne des pouvoirs reçus ou délégués. De plus, la fonction non-conformités permet de détecter les ruptures de chaînes de délégation, le changement de fonction, l’archivage ou la suppression d’un acteur de la délégation (que ce soit une personne physique ou morale), l’absence de lien de subordination, etc... Les alertes des non-conformités sont paramétrables par l’administrateur et gérées par chaque chargé de dossier.

Générez et stockez vos courriers

A chaque stade de la vie d’une délégation, il est possible de générer unitairement ou en masse des courriers de délégations (nouvelles ou suite à une réaffectation). L’utilisateur est guidé pour pouvoir sélectionner les dossiers impactés par une non-conformité. Tout type de document peut être stocké (courrier de délégation, révocation, pièces d’identité, etc.) que ce soit au niveau d’une fiche de délégation ou d’un contact.

Bénéficiez de workflows dédiés

GaLexy® offre différentes fonctionnalités de workflows qu’ils soient automatiques, liés à la valeur d’un champ, manuels (ad’hoc) afin de valider les courriers de délégations ou les processus mis en place par la Gouvernance de votre Groupe.

Sécurisez la signature en ligne

La signature électronique est un outil de plus en plus utilisé pour valider des courriers ou d’autres typologies de documents. Legal Suite offre des API sécurisés et qui bénéficient d’une grande notoriété tant nationale qu’internationale. Les différents niveaux de signature électronique peuvent être revus ou adaptés en fonction de votre politique interne et de l’outil préconisé par votre Groupe.

Fonctionnalités

Cartographiez la chaîne des délégations pour une meilleure maîtrise des risques de responsabilités (pénale, civile, sociale, financière, etc.).
Bénéficiez d’alertes en cas de modification d’un des acteurs associés aux pouvoirs délégués ou reçus.
Fluidifiez les restructurations grâce aux documents générés, aux fonctions workflows, rapports et organigramme.
  • Gestion de tout type de délégation
  • Suivi de la chaîne de délégations et seuils associés à chaque pouvoir
  • Génération, stockage, validation, signature électronique des délégations
  • Détection des non-conformités
  • Cartographie des délégations du Groupe.

Outils transverses

Fondamentaux

  • Notifications
  • Workflows
  • GED
  • Annuaire centralisé
  • Plug-in Outlook
  • Génération de documents
  • Multilingue
  • Gestion des temps
  • Configurateur avancé
  • Recherche
  • Plug-in Word
  • Rapport & KPI

Collaboration

  • Portail Collaboratif
  • GaLexyTeams
  • GaLexyApp
  • GaLexyBot
  • GaLexyChat

Digitalisation

  • Intelligence Artificielle (IA)
  • GaLexyDoc
  • Bibliothèque
  • Signature électronique
  • OCR

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Legal Suite reconnu dans le rapport Gartner 2017 sur les solutions ELM

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Legal Suite reconnu dans le rapport Gartner 2017 sur les solutions ELM 
Legal Suite, acteur de référence majeur des marchés du Pilotage juridique d’entreprise, a été inclus pour la 2ème année consécutive en tant que Vendeur Représentatif dans le rapport Gartner 2017 sur les solutions ELM (2017 Market Guide for Enterprise Legal Management Solutions).

Gartner, Leader mondial du conseil et de la recherche en matière de technologies de l'information, publie chaque année une série de rapports de recherche mettant en évidence des fournisseurs reconnus par leurs produits et leurs services innovants. Selon le rapport, « les solutions ELM disposent des fonctionnalités suivantes (mais ne sont généralement centrées que sur une ou plusieurs) : suivi des dossiers, gestion des documents juridiques, e-billing, gestion et analyse de la dépense juridique, et flux de travail et collaboration, gestion des contrats juridiques, propriété intellectuelle (PI), gestion des brevets, gestion des entités juridiques, et e-discovery. »

A travers son logiciel GaLexy®, plateforme ELM composée d’une suite de modules à la carte adaptée à chaque département juridique, Legal Suite couvre l'ensemble de ces domaines. La société, qui a à cœur d'enrichir et d'améliorer constamment son offre, a notamment lancé en 2017 deux nouvelles versions de ses modules Propriété Intellectuelle et Baux Immobilier.« Nous sommes très fiers de la présence renouvelée de Legal Suite parmi les huit grands vendeurs représentatifs des plateformes ELM de ce rapport 2017 », explique Patrick Deleau, fondateur et président de Legal Suite. « Cette reconnaissance reflète l'engagement de l'entreprise dans la compétitivité et la performance des départements juridiques depuis sa création en 2000. Nous sommes honorés d'être reconnus pour notre contribution à l’industrie à travers le monde. »

Conclusions principales tirées du rapport Gartner 2017 sur les solutions ELM

  • La digitalisation des échanges contribue à la complexification de la conformité et du respect des exigences règlementaires.
  • L'analyse des données juridiques est une catégorie croissante des nouvelles technologies, qui attire des projets de « preuve de concept » (POC en anglais) et l’attention des investisseurs. Ce domaine regroupe les applications d’analyse de données de la dépense juridique, le « machine learning » (ou apprentissage artificiel), et le traitement intelligent du langage naturel juridique (NPL en anglais).
  • La taille des budgets et des équipes juridiques poursuit sa croissance due à l'augmentation de leurs responsabilités. D'avantage de tâches juridiques traditionnellement confiées à des cabinets, sont transférées en interne. Selon le « Sondage 2016 des Directeurs Juridiques » mené par Altman Weil, de 2015 à 2016, 41% des départements juridiques ont diminué leurs dépenses en conseil juridique externe.
  • Les départements juridiques de grande taille préfèrent utiliser des plateformes ELM consolidées leur permettant de les accompagner dans chaque aspect de la gestion des dossiers.
Source, Gartner, Inc., Market Guide for Enterprise Legal Management Solutions, Jie Zhang, Jeffrey Wheatman, 13 February 2017.

Téléchargez le rapport Gartner 2017 sur les solutions ELM ici.

Avis de non-responsabilité
Gartner ne soutient aucun des fournisseurs, produits ou services décrits dans les recherches qu’il publie, et ne conseille pas aux utilisateurs de technologie de choisir uniquement les fournisseurs ayant reçu les meilleurs scores. Les recherches publiées par Gartner reflètent les opinions de l’organisation de recherche de Gartner et ne doivent pas être interprétées comme énonçant des faits. Gartner décline toute garantie expresse ou implicite relative à cette recherche, y compris toute garantie de qualité marchande ou d’adéquation à un objet particulier.



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Legal Tech Show : Quid du Contract Management et ses outils ?

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Legal Tech Show : Quid du Contract Management et ses outils ?








Leaders League présentait, le 9 novembre dernier à Paris, le « Legal Tech Show », proposant ainsi des conférences et temps d’échanges avec les principales Legal Tech françaises et étrangères. Avec pas moins de dix-huit ans au service de la performance juridique grâce à sa gamme de logiciels, Legal Suite était présente pour témoigner des bénéfices des progiciels au quotidien. C’est donc dans le cadre de la table ronde intitulée « Contract management & Legal Tech » que Lionel Schwirtz, Directeur général adjoint de Legal Suite, a pris la parole aux côtés de Mathieu von Websky, Directeur juridique du groupe Bonduelle et Isabelle Roux-Chenu, Head of Group Commercial & Contract Management chez Capgemini.


Après avoir dressé un état des lieux de la pratique du contract management, Lionel Schwirtz a présenté les différents outils de gestion de contrats et de contract management développés par Legal Suite. Il a notamment mis en lumière leur rôle dans le processus d’exécution des contrats, ainsi que les bénéfices qualitatifs et quantitatifs. En effet, il a démontré que l’utilisation de ces outils a un véritable impact sur le retour sur investissement, et notamment sur l’augmentation du chiffre d’affaires. C’est ce qu’a confirmé Isabelle Roux-Chenu, qui a exposé les bénéfices réalisés par son entreprise en termes de réduction de coûts, d’augmentation de l’efficacité et d’organisation depuis la mise en place d’un service alloué au contract management.


Puis, les invités ont confronté les diverses pratiques au sein de leurs entreprises respectives.  Alors que Capgemini compte quelque deux cents contract managers, Bonduelle n’a, pour sa part, pas de service dédié. En effet, le groupe français spécialisé dans la conserve de légumes compte un service juridique central et les activités de contract management sont réparties entre les juristes et les opérationnels.


En guise de conclusion, les intervenants ont abordé les freins et difficultés qu’entraîne la création d’un service de contract management au sein d’une entreprise, ainsi que le futur de la profession.
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Legal Suite dévoile sa nouvelle solution de gestion de baux immobilier

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Legal Suite dévoile sa nouvelle solution de gestion de baux immobilier 
Legal Suite lance son nouveau module Baux-Immobilier sous GaLexy®, la suite logicielle dédiée aux professionnels. Il est le partenaire au quotidien des directions immobilières pour une gestion optimisée de leur patrimoine immobilier commercial. C’est à l’occasion du MAPIC, qui se tiendra à Cannes du 15 au 17 novembre prochains, que Legal Suite dévoilera la nouvelle version de son logiciel déjà déployé au sein de grandes enseignes. Rendez-vous stand P-1.A3 pour une démo !

Une parfaite maîtrise de l'ensemble du parc immobilier

Simple, complet et efficace sont les maîtres-mots qui caractérisent la nouvelle version du module Baux-Immobilier développée par Legal Suite. Désormais disponible sous GaLexy®, il garantit aux directions juridiques et immobilières une vision complète du patrimoine foncier ou locatif de l’entreprise. Qu’il s’agisse de baux commerciaux, de bureaux ou de logements, que l’entité soit bailleur ou preneur, l’application assure un inventaire permanent et un suivi de l’ensemble du parc immobilier. Depuis l’espace de travail, l’utilisateur peut renseigner les caractéristiques essentielles de chaque immeuble.

Un outil adapté aux exigences de la profession

Le module est doté de fonctionnalités avancées afin de pouvoir répondre aux nouvelles exigences des groupes en matière d’immobilier. Il permet une gestion par site, incluant notamment les dates d’ouverture et de fermeture commerciale, la surface de vente, la surface totale, etc. Un affichage dynamique et centralisé de tous les titres rattachés à un même site vient donc faciliter la visualisation en temps réel du portefeuille immobilier. Par ailleurs, l’outil inclut un système de notifications. A l’instar d’une alarme, ces alertes permettent de ne manquer aucune date clé d’un bail et d’anticiper les échéances telles que la limite de congés et le renouvellement.

Cap vers l'international

Pour répondre au développement croissant des groupes à l’international, le module intègre nativement un assistant dédié à génération des périodes des baux situés à l’étranger. Ainsi, le calcul de d’indexation est effectué automatiquement selon les indices du pays concerné.

Un suivi précis des loyers

Outre la maîtrise juridique, la solution Baux-Immobilier assiste l’utilisateur dans la gestion des informations financières d’un bail, de l’identification du type de loyer applicable au calcul automatique des indexations de loyer sur la base d’indices. De plus, l’application permet de comparer les loyers théoriques versus les loyers réels, de définir des modalités particulières affectant le calcul du loyer théorique, le suivi des dépôts de garantie, des charges prévisionnelles VS des charges réelles, impôts et taxes.

Un pouvoir de collaboration renforcé avec Open Law

Le module Baux Immobilier peut être connecté directement à Open Law, le portail collaboratif de Legal Suite. Ce portail permet de faciliter les échanges avec d’autres fonctions de l’entreprise et ainsi pouvoir collaborer en temps réel avec clients internes et externes tout en disposant d’un espace de travail privé, interactif et sécurisé. Grâce au partage en temps réel des informations, il peut être utilisé pour faciliter et fluidifier les échanges pendant les phases de négociations contractuelles. En outre, il assure une simplification des processus contractuels, notamment grâce à la signature électronique.

ENVIE D’EN SAVOIR PLUS ?
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Témoignages Clients

"L’outil GaLexy® est un facilitateur, il permet de gagner du temps. Chez Legal Suite, il existe un côté très humain qui est fondamental et qui se retrouve dans tous les domaines, qu’il s’agisse de technique ou de marketing. Vous tenez compte des spécificités et des besoins de chaque société."

Clarisse BRU, Juriste, Wonderbox

 

Pour en savoir plus

« L’outil nous permet de centraliser tous ces documents et de pouvoir suivre nos contrats. C’est un bénéfice. D’autre part, nous avions besoin d’un outil de signature électronique parce que nous avons des équipes situées dans différents pays mais également pour nous adapter au télétravail. La fonction DocuSign intégrée à GaLexy® répond parfaitement à ce deuxième besoin. »

Nadia Bouaziz, Legal & Compliance Manager chez DNP Photo Imaging Europe.

 

Pour en savoir plus

« Pour avoir utilisé d’autres logiciels dans mes précédents postes,
je dirais que GaLexy® est de loin le plus abouti. »
 
Louis RAYMOND-CLERGUE, Legal Counsel
QIMA (ex-asianInspection)
« Legal Suite se démarque par sa capacité à accompagner les prospects et les clients. J’ai pu pleinement compter sur Legal Suite. »
 Sophie SILASI
« Les points forts de Legal Suite sont l’écoute et la disponibilité. Legal Suite a toujours su s’adapter à mon agenda et particulièrement en cette période de confinement. C’est un atout non négligeable.»
 
Laëtitia EINAUDI, Assistante Juridique

« GaLexy® est particulièrement adapté aux petites structures juridiques, dans une PME par exemple, ou pour de plus grosses entreprises avec un service juridique à taille humaine, comme celui dans lequel j’exerce actuellement. »

Michael DEBONNET - Responsable Juridique, Magellan Partners

 

Pour en savoir plus

Nous vous accompagnons dans votre projet


Vous avez une question sur les solutions Legal Suite? Vous avez besoin d'accompagnement dans la définition de votre projet?
 
Notre équipe commerciale se fera un plaisir de s'entretenir avec vous lors d'un RDV téléphonique pour comprendre votre projet, vous proposer une démonstration de nos modules et vous apporter la solution qui répondra à vos enjeux.