Contentieux

Dans le contexte actuel des changements organisationnels engendrés par la mondialisation, la globalisation de l’économie et des multiples législations à respecter, il apparaît nécessaire de recourir à un outil de bonne gouvernance. Ainsi, il existe différents types de délégations en fonction de la nature des pouvoirs et de la finalité recherchée.  

La délégation de pouvoirs est l’acte juridique par lequel une partie des pouvoirs est transférée du délégant à une personne subordonnée, le délégataire. Ce dernier hérite des pouvoirs et des responsabilités du délégant, de l’ensemble des obligations liées à ces pouvoirs, de son autorité et des moyens nécessaires à l’exercice des missions ainsi confiées. La délégation de pouvoirs doit être précise et limitée. Aussi, le délégataire sera responsable pénalement aux lieu et place du délégant. 

La délégation de signature consiste, quant à elle, à un acte juridique par lequel le délégant autorise le délégataire à prendre et signer certaines décisions mais qui, a contrario, n’entraîne pas de transfert de responsabilités. En effet, le délégataire peut décider et signer les actes pour lesquels il a reçu délégation avec ou sans concertation préalable avec le délégant. L’exercice des pouvoirs délégués intervient sous le contrôle et la responsabilité du délégant qui, à tout moment, peut intervenir.

Enfin, la délégation de pouvoirs bancaires permet de désigner auprès des banques les personnes habilitées par le délégant à effectuer certains types d’opérations sur un ou plusieurs comptes de la société. Les signataires (délégataires) sont parfois regroupés en collèges.

L’entreprise gagne-t-elle vraiment à mettre en place la délégation de pouvoirs et/ou de signatures ? Pour Lionel Schwirtz, Directeur général adjoint de Legal Suite, la réponse est oui. En effet, alors que davantage de personnes sont en mesure de prendre des décisions dans l’entreprise, et plus seulement la direction générale, déléguer permet de fluidifier les process. Grâce aux délégations, les pouvoirs et les signatures sont réparties au sein des délégataires.  Et la délégation a le vent en poupe. Seules deux entreprises sur dix centralisent encore les pouvoirs au niveau de la direction générale. Sujet phare de la direction juridique, la rédaction des délégations lui est aujourd’hui confiée dans neuf organisations sur dix. Selon Lionel Schwirtz « Le processus de signature électronique se développe bel et bien au sein des entreprises et il est désormais reconnu par les tribunaux et les administrations. Pertinent dans le cadre des délégations pouvoirs et de signature, il permet de fluidifier les process et d’accélérer le recueil des signatures. »

Outre ces atouts, la gestion des pouvoirs bancaires présente de véritables enjeux. D’une part, elle permet de centraliser l’ensemble des informations bancaires dans une base unique. D’autre part, elle permet de diminuer la charge de travail, d’augmenter la réactivité du trésorier et ainsi avoir une large visibilité sur l’ensemble des comptes et des pouvoirs qui lui sont associés.

En termes de bonnes pratiques, le Directeur général adjoint de Legal Suite préconise d’opter pour la double signature, « qui permet de renforcer la sécurité et de limiter le risque de fraude et d’usurpation d’identité ». Par ailleurs, il est vivement conseillé d’adopter un collège de signataires de même profil et de droits de signature afin de simplifier le fonctionnement des pouvoirs. Enfin, il est recommandé d’effectuer un contrôle annuel des pouvoirs bancaires afin de garantir la sécurité des opérations.

En savoir plus sur le module Délégation de pouvoirs

L’intelligence collaborative du département juridique se caractérise par la capacité de ses membres à interagir avec les partenaires internes et externes à l’entreprise pour assurer synergie et productivité. C’est pourquoi la mise en place d’outils tels que des logiciels spécialisés est un facteur déterminant dans la réussite des objectifs du département.

Olivier Fischer, Directeur Général de Legal Suite Canada, leader des technologies juridiques d’entreprise, revient sur les effets de ces nouveaux modes de fonctionnement et les outils nécessaires à leur mise en place.

Nous observons depuis une dizaine d’années une évolution de la collaboration entre avocats au sein de leur département, mais aussi avec les autres entitées de l’entreprise. Ce phénomène s’explique en partie par les avancées technologiques et la nécessité d’optimisation de leur activité et des coûts qui y sont liés.

Au milieu des années 2 000, l’environnement des avocats en entreprise était moins collaboratif qu’aujourd’hui. En effet, la nécessité de performer, générée par la mondialisation et la concurrence accrue, ne s’était pas encore imposée. 

À cette époque, les premiers clients de Legal Suite recherchaient, par exemple, une application uniquement dédiée aux échanges d’informations internes du département juridique. Les besoins d’ouverture en interne, vers les autres départements, et en externe étaient rares, par souci de protection de l’information juridique.

Le développement de la collaboration entre les départements juridiques et leurs partenaires est une tendance qui a émergé il y a environ 3 ans, lorsque la transition numérique de notre société s’est accentuée, et avec elle, le renforcement de la sécurité des données. En effet, l’utilisation de logiciels dédiés à la collaboration permet de renforcer leur compétitivité à travers l’automatisation de l’échange d’informations, la mise en place de procédures de validation et de systèmes de suivi des dossiers, etc. 
 

La mise en place de tels outils est un facteur de compétitivité et fait partie intégrante de la stratégie du département juridique.  Ils impactent en effet directement sa capacité à développer son intelligence collaborative et à faire face à une pression budgétaire en constante augmentation.

Cependant, bien que l’on observe aujourd’hui une prise de conscience de la part des avocats en entreprise, l’adoption de ces solutions reste trop marginale. Beaucoup utilisent encore des moyens traditionnels d’échange qui n’apportent aucune valeur ajoutée à leur performance. D’autres ont développé leurs propres bases de données centralisées, qui peuvent être par ailleurs très efficaces si l’entreprise possède une culture du partage de l’information.

Mais ce type d’outil connait des limites, car ils ne sont pas spécifiques aux besoins juridiques, d’où l’intérêt de se tourner vers des outils spécifiquement développés pour répondre à leurs besoins, comme le propose Legal Suite.

Le Portail collaboratif Open Law® est source de productivité sur de nombreux plans.

Toute collaboration est d’abord fondée sur la centralisation de l’information. C’est pourquoi l’ensemble des communications effectuées à travers le portail sont historisées et permettent de faciliter le suivi de l’évolution d’un dossier sans passer par ses courriels.

Le partage des informations est d’autre part bidirectionnel entre le département juridique et l’extérieur, ce qui génère une capacité d’action instantanée. La mémoire de l’entreprise est ainsi préservée. En cas de litige par exemple, il est possible d’auditer et de rassembler toutes les pièces du dossier pour établir la stratégie à adopter par l’entreprise.

Notre expérience de plus de 16 ans sur le marché des nouvelles technologies appliquées au domaine juridique, nous a confronté aux difficultés et aux défis que représentent le développement en interne de tels outils et leur mise en place.

Lorsque l’organisation décide de développer son propre outil, la communication entre avocats et développeurs demeure très compliquée car leur langage diffère. Le processus est donc long et fastidieux. De plus, les développeurs sont recrutés la plupart du temps uniquement lors de la phase de création du logiciel, puis quittent l’entreprise quelques mois après la mise en place, ce qui entrave les actions de maintenance et de suivi. Par ailleurs, aucune évolution du produit n’est prévue durant l’utilisation de l’outil.

C’est pourquoi, suite à ce constat, nous avons choisi d’allier notre expertise juridique et notre performance technique. Notre modèle se compose à la fois de spécialistes juridiques à l’écoute des besoins et des contraintes des avocats, disposant d’une vision pratique de leur métier, et d’experts techniques en pointe dans les nouvelles technologies. Notre valeur ajoutée se situe donc à la fois dans la phase de recherche et développement et dans le suivi de nos clients une fois le logiciel mis en place. Cette démarche permet ainsi au département juridique de tirer la meilleure rentabilité de leur investissement initial.

Ce département s’ouvre progressivement vers ses clients internes et se positionne davantage comme partenaire. Les technologies appliquées au domaine du droit évoluent avec les modèles économiques et l’essor toujours plus rapide des nouvelles technologies.

Le besoin d’interaction et de productivité du département juridique est de plus en plus prégnant, et peut lui permettre, à terme, de justifier une augmentation de leur budget au vue de leur charge de travail.

La nécessité d’ouvrir ces portails vers l’externe, disponibles sur site mais également dans le nuage, induira des problématiques de cyber sécurité. Chez Legal Suite, nous proposons dès à présent la possibilité de s’identifier en SSO. Il est en effet primordial pour nos équipes de développer des outils de plus en plus fiables. C’est un des défis majeurs qu’il faudra relever dans les années à venir.

Article paru sur le Blogue du CRL (Comité de Recherche et Législation du Jeune Barreau de Montréal), également consultable ici.