Cinq questions sur le E-Billing à Lionel Schwirtz, Directeur général adjoint de Legal Suite

Cinq questions sur le E-Billing à Lionel Schwirtz, 
Directeur général adjoint de Legal Suite.

Parlez-nous du module E-Billing en quelques mots…

Développé par Legal Suite, le module E-Billing est un outil qui permet une gestion de la facturation des cabinets d’avocats de façon dématérialisée. Plus sécurisé, plus rapide et plus fiable, le module couvre l’ensemble du traitement des factures, depuis son émission jusqu’à son règlement. Celles-ci sont automatiquement contrôlées par les départements juridiques selon des critères définis en amont, tels que les honoraires et les remises convenus, ainsi que les temps passés afin de garantir une maîtrise réelle des dépenses juridiques des entreprises.

Quel impact la dématérialisation des factures a-t-elle sur le processus de validation ?

Grâce à la dématérialisation des documents et à la personnalisation des workflows, l’utilisateur profite de procédures allégées et d’une gestion optimisée. D’une part, la mise à disposition en ligne des factures, facilement accessibles via la plate-forme, accélère le processus d’émission et de contrôle. D’autre part, le circuit de validation est fluidifié par la création de règles automatisées qui permettent de valider et transmettre automatiquement les factures pour paiement.

Le contrôle des factures en est-il renforcé ?

Tout à fait, grâce au processus de contrôle automatisé. L’application a été développée pour réaliser des actions de façon programmée et ainsi permettre à l’utilisateur de se libérer d’un certain nombre de tâches chronophages et sans valeur ajoutée pour lui et son équipe. Elle est, par exemple, capable de détecter et de notifier les non-conformités grâce à une analyse précise et exhaustive des factures. Une fois ces erreurs ciblées, des ajustements sont automatiquement appliqués selon les règles de contrôle précédemment définies.

Pouvez-vous nous en dire davantage sur ces règles ?

Le système se base sur un certain nombre de règles de contrôles préétablies mettant en œuvre différents critères permettant d’analyser les factures et de vérifier leur conformité à la convention d’honoraires établie entre le département juridique et son cabinet d’avocats ; les règles sont d’ailleurs paramétrables pour être applicables à l’ensemble des cabinets d’avocats ou de façon individualisée. Parmi ces règles, on peut notamment citer le non-dépassement du taux horaire, le contrôle du temps passé et le type de prestation accepté.

S’il y avait deux fonctionnalités à retenir du module E-Billing, quelles seraient-elles selon vous ?

D’abord, je dirais le suivi en temps réel des dépenses. En effet, l’application offre un historique précis et à jour des dépenses du département juridique. C’est un véritable outil de suivi de l’évolution des frais et honoraires, comparée au budget assigné à chaque affaire, garantissant une maîtrise optimisée des dépenses. Le suivi régulier permet à l’utilisateur de bénéficier d’une meilleure compréhension et d’un contrôle précis de ses dépenses juridiques, de statistiques régulières sur la qualité des facturations, sans oublier de la capacité d’anticipation des budgets en se basant sur l’analyse des précédents rapports. L’autre atout de cet outil réside dans les capacités d’évaluation de la performance des conseils externes et des prestataires, le département juridique dispose ainsi d’éléments de comparaison entre ses prestataires, lui permettant de les mettre en concurrence et de négocier des réductions des dépenses.