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Quo Vadis

Quo Vadis

Publié le : 27/01/2020 27 janvier janv. 01 2020

Les Éditions Quo Vadis, créées en 1954 et intégrées dans le groupe Exacompta Clairefontaine, fabriquent des agendas, cahiers, carnets et autres articles de papeterie. Quo Vadis s’est spécialisée dans deux activités : l’agenda grand public (vendu en circuit de distribution spécialisé) et l’agenda publicitaire (agenda personnalisé vendu directement aux entreprises pour des campagnes de communication), fabriqués en France



Contexte

Avant la fin 2003, l'activité juridique de l'entreprise n'était pas informatisée et ne disposait d'aucun logiciel adapté à cette fonction. « Tous les documents étaient en version papier, classés dans des dossiers cartonnés, des armoires... », confirme Fadia Michel. « Il a fallu repartir de zéro mais c'était très bénéfique pour l'entreprise. » 


Déjà utilisatrice de la Legal Suite chez son précédent employeur, c'est elle qui convainc la direction du fabricant de s'équiper. « J'avais participé à sa mise en œuvre juste avant de rejoindre Quo Vadis : je connaissais ses atouts et le gain de temps qu'elle procure au quotidien. Ce type de solution très pratique m'est apparu indispensable pour faire face aux évolutions du métier et à la polyvalence demandée par ce poste. »
 

Projet

La fonction juridique repose sur une responsable qui doit faire preuve d'une grande polyvalence : traitement des données courantes, rédaction et enregistrement des contrats, suivi des contentieux, suivi des Assemblées Générales des sociétés du groupe, consultations internes, suivi des titres de propriété industrielle…


Les contrats à traiter sont multiples : fournisseurs, prestations de services notamment informatiques, licences, assurances et baux immobiliers, développement à l'international. « Nous avons aussi beaucoup de modèles déposés, de contrats de marques et de brevets à suivre.», explique Fadia Michel, la responsable juridique de l'entreprise. Ces derniers sont d'autant plus importants qu'ils fondent le patrimoine intellectuel du fabricant et conditionnent en partie le lancement de nouveaux modèles. Car pour se développer, Editions Quo Vadis doit faire preuve d'innovation, tant dans le choix des matières que du design.


Dans l'offre modulaire de la Legal Suite, Quo Vadis choisit, deux modules : « Contrats » et « Propriété intellectuelle ». Courant 2004, la base de données de l'outil est alimentée à partir des contrats papier existants. Cette étape a été facilitée par l'ergonomie, les menus déroulants, les aides contextuelles, le référentiel métier, qui font aussi la force d'un progiciel comme la Legal Suite, véritablement orienté utilisateurs et conçu « par des juristes pour des juristes ». « Aujourd'hui nous pouvons compter sur une base enregistrée de 600 à 700 contrats, mise à jour régulièrement et disponibles en quelques clics », indique la responsable juridique.


 Offre Legal Suite

Parmi l’offre modulaire Legal Suite, Quo Vadis fait le choix de deux modules métiers afin de répondre à ses besoins.

Modules métiers déployés :
Contrats
Propriété intellectuelle

Courant 2004, la base de données de l’outil est alimentée à partir des contrats papier existants. Cette étape a été facilitée par l’ergonomie, les menus déroulants, les aides contextuelles et les référentiels métiers, qui font la force de la suite logicielle de Legal Suite.

Des applications véritablement orientées utilisateurs et conçues par des juristes pour des juristes.


« Aujourd’hui nous pouvons compter sur une base enregistrée de plus de 700
contrats, mise à jour régulièrement et disponibles en quelques clics
», indique la
responsable juridique.


Bénéfices

Après la mise en place de la Legal Suite, les résultats sont probants : meilleure productivité, traçabilité des données, archivage optimisé...

« Je peux croiser toutes les informations sur une requête de contrats », précise Fadia Michel qui passait auparavant son temps à chercher un dossier, ou un contrat de prestation de service.

« J’ai aujourd’hui une vision très claire de mes dossiers en cours, et l’assurance de ne rater aucune échéance grâce au système d’alerte intégré à l’outil », ajoute t-elle.

L’arrivée des modules de Legal Suite a donné une nouvelle dimension au travail juridique dans l’entreprise. Le service juridique peut compter sur un outil fiable, puissant, simple d’emploi et évolutif.
 

Chiffres clés

  • 32M€ de CA en 2015
  • 268 employés
  • + de 700 contrats gérés
     

Historique

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