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Découvrez comment Colombine Group a gagné du temps sur leur gestion contractuelle en un clic

Découvrez comment Colombine Group a gagné du temps sur leur gestion contractuelle en un clic

Publié le : 08/11/2021 08 novembre nov. 11 2021
Cas clients 

Colombine Group est une holding qui couvre des secteurs d’activité divers, dont la principale concerne la santé (4 établissements privés de santé sur l’ile de Cayenne en Guyane), d’autres portent sur la restauration collective, l’entretien des espaces verts, la location automobile, la formation l’apprentissage ou encore la logistique… L’objectif de Colombine Group est d’offrir une offre intégrée dans les secteurs spécifiques et innovants utiles au développement du territoire.

Nous avons interrogé Madame Clara Paillé, Juriste au sein de Colombine Group.
 

Quelles étaient vos contraintes avant d’avoir recours aux solutions Legal Suite ? 

J’ai été recrutée pour aider à la restructuration organisationnelle du groupe sur l’aspect juridique. C’est-à-dire la sécurisation, le déploiement et l’amélioration de la gestion contractuelle pour mieux répertorier et suivre les différents contrats qui étaient répartis dans différents services. 

La contrainte était liée à une gestion complexe due à notre transversalité, car nous sommes un groupe hétéroclite, avec des activités qui touchent tant au médical qu’aux activités dites de support, touchant à la restauration ou encore à la logistique. 

Il m’a donc semblé intéressant de nous doter d’un logiciel assez souple qui nous permette de centraliser et d’harmoniser la gestion des contrats, afin de mieux assoir notre transversalité. 

 

Disposiez-vous d’un outil avant Legal Suite ? 

Tout était géré de manière empirique, suivant les habitudes et sensibilités de chacun. Le travail d’archivage était fait de façon traditionnelle, avec des tableurs Excel, du traitement de texte classique type Word, et Google drive pour partager certains documents. Chacun faisait son tableau, les informations n’étaient pas forcément croisées. Certaines personnes disposaient d’éléments et d’autres non.

Le résultat demeurait assez aléatoire, car nous ne pouvions pas réellement centraliser nos données. 

C’est la raison pour laquelle votre logiciel GaLexy® m’a semblé être une ressource intéressante, en termes d’autonomie, d’aide à la digitalisation et à la centralisation des données contractuelles facilement disponibles et accessibles. 

 

Quels bénéfices avez-vous tiré du logiciel GaLexy® ? 

Tout d’abord, la facilité et la rapidité d’accès à l’information, en 1 clic, ce qui me permet d’éviter le long processus de compilation des tableurs. 

Ensuite, la possibilité de faire des rapports, qui donne une vision claire et immédiate des enjeux. Cela est très utile à la Direction qui connaît ainsi le nombre de contrats signés sur une durée déterminée, les coûts financiers engendrés mais aussi ce qui a lieu d’être rationnalisé. 

Cela m’aide aussi à remettre de l’ordre dans les contrats existants. 

 

Avec l’utilisation du module « Contrats », qu’est-ce qui a changé dans la pratique de votre métier ? 

Pour l’instant, le déploiement du logiciel n’est pas encore optimal dans tous les services. Mais pour ma part, le changement réside dans le gain de temps et la souplesse que me permet l’outil. 

Je sais rapidement ce qu’il convient de faire sur les contrats en cours, les reconduire, les arrêter, en respectant les délais en fonction des préavis fixés. 

 

Avez-vous été accompagnés par Legal Suite dans la mise en place de votre projet ? 

J’ai été accompagnée par une équipe particulièrement motivée, réactive et dynamique. Sur l’aspect technique, tant concernant les formations que dans la progression sur le maniement de l’outil et l’appui au quotidien, notre Customer Success Manager a su être disponible, très à l’écoute et compréhensive. 

Outre nos rendez-vous périodiques pour approfondir certains points et progresser dans l’utilisation de l’outil, notre Customer Success Manager réalise des capsules qui me permettent de revenir sur des thématiques précises. 

J’ai eu des questions qui survenaient au fil de l’eau, et j’ai apprécié la capacité de Legal Suite à me guider et à chercher des solutions pour m’aider à avancer. 
 

Si vous deviez nous recommander à une autre organisation ou à un collègue, que lui diriez-vous ? 

Je leur dirais « Foncez ! ». D’autant plus qu’au-delà des contrats, il y a d’autres modules qui sont intéressants, notamment le module « contentieux » et le module « sociétés ». 

Je leur conseillerais de faire l’inventaire de leurs besoins, et d’avoir recours à Legal Suite s’ils souhaitent se doter d’un outil qui leur permette une gestion souple et dynamique de leur société et d’avoir une démarche organisationnelle optimisée. 


Merci à Clara Paillé pour son témoignage. 


Nous prenons tous les retours de nos clients en compte et sommes dans démarche d’amélioration constante de nos produits et services. 
 
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