Véronique COUCHOUX, Directrice des Opérations, LEGAL SUITE : « Compte-tenu de l'importance du nombre de modèles et brevets déposés par Quo Vadis, le choix des modules contrats et propriété intellectuelle de la Legal Suite facilite aujourd'hui la traçabilité des données et une surveillance accrue des échéances grâce notamment à un système d'alertes, sécurisant de fait la protection des créations de la marque. »
Grande marque française d'agendas, Quo Vadis utilise la Legal Suite. Le progiciel de gestion du droit des affaires permet au fabricant de suivre de près quelque 700 contrats, de gérer ses marques et modèles déposés, ainsi que les licences sur les visuels qui agrémentent ses gammes.
Avant la fin 2003, l'activité juridique de l'entreprise n'était pas informatisée et ne disposait d'aucun logiciel adapté à cette fonction. « Tous les documents étaient en version papier, classés dans des dossiers cartonnés, des armoires... », confirme Fadia Michel. « Il a fallu repartir de zéro mais c'était très bénéfique pour l'entreprise. » Déjà utilisatrice de la Legal Suite chez son précédent employeur, c'est elle qui convainc la direction du fabricant de s'équiper. « J'avais participé à sa mise en œuvre juste avant de rejoindre Quo Vadis : je connaissais ses atouts et le gain de temps qu'elle procure au quotidien. Ce type de solution très pratique m'est apparu indispensable pour faire face aux évolutions du métier et à la polyvalence demandée par ce poste. »
La fonction juridique repose sur une responsable qui doit faire preuve d'une grande polyvalence : traitement des données courantes, rédaction et enregistrement des contrats, suivi des contentieux, suivi des Assemblées Générales des sociétés du groupe, consultations internes, suivi des titres de propriété industrielle… Les contrats à traiter sont multiples : fournisseurs, prestations de services notamment informatiques, licences, assurances et baux immobiliers, développement à l'international. « Nous avons aussi beaucoup de modèles déposés, de contrats de marques et de brevets à suivre.», explique Fadia Michel, la responsable juridique de l'entreprise. Ces derniers sont d'autant plus importants qu'ils fondent le patrimoine intellectuel du fabricant et conditionnent en partie le lancement de nouveaux modèles. Car pour se développer, Editions Quo Vadis doit faire preuve d'innovation, tant dans le choix des matières que du design.
Dans l'offre modulaire de la Legal Suite, Quo Vadis choisit, deux modules : « Contrats » et « Propriété intellectuelle ». Courant 2004, la base de données de l'outil est alimentée à partir des contrats papier existants. Cette étape a été facilitée par l'ergonomie, les menus déroulants, les aides contextuelles, le référentiel métier, qui font aussi la force d'un progiciel comme la Legal Suite, véritablement orienté utilisateurs et conçu « par des juristes pour des juristes ». « Aujourd'hui nous pouvons compter sur une base enregistrée de 600 à 700 contrats, mise à jour régulièrement et disponibles en quelques clics », indique la responsable juridique.
Après la mise en place de la Legal Suite, les résultats sont probants : meilleure productivité, traçabilité des données, archivage optimisé... « Je peux croiser toutes les infos sur une requête de contrats », précise Fadia Michel qui passait auparavant son temps à chercher un dossier, ou un contrat de prestation de services signé de telle date à telle date. « J'ai aujourd'hui une vision très claire de mes dossiers en cours, et l'assurance de ne rater aucune échéance grâce au système d'alerte intégré à l'outil. » Clairement, l'arrivée des modules de LEGAL SUITE a donné une nouvelle dimension au travail juridique dans l'entreprise. Sa responsable peut compter sur un outil fiable, puissant, simple d'emploi et évolutif. Elle souhaite désormais pouvoir aller plus loin, notamment dans les fonctions de reporting et d'édition de rapports.