« Le besoin du client était d'avoir un outil qui lui permette de gérer le suivi de 400 baux au niveau Groupe et surtout de partager ces informations entre 4 départements : le juridique, la comptabilité, les travaux et l'expansion. Il s'agit d'un suivi très précis de l’ensemble de la gestion immobilière, informations pouvant faire l'objet de reporting grâce à la génération de tableaux de bord", témoigne Yann MERLIN, chef de projet, LEGAL SUITE.
PIMKIE gère son patrimoine immobilier
avec la Legal Suite. L’automatisation de la gestion des données a permis au service juridique du groupe PIMKIE de bénéficier « d’un gain de temps énorme ».
Avec plus de 300 magasins et encore davantage de baux, la gestion immobilière du groupe Pimkie, comme nombre d'enseignes de distribution spécialisées, n'est pas une sinécure et nécessite une professionnalisation. « Auparavant, comme beaucoup de services juridiques encore, nous travaillions à l'ancienne, sans automatisation de la gestion des données, confie Angélique Brucker, juriste chez Pimkie Europe North West. Concrètement, nous fonctionnions avec des tableaux Excel. Les informations sur le bailleur, le loyer ou la maintenance, concernant différents services de l'enseigne, n'étaient pas centralisées et chacun disposait de sa propre base de données disparates. ».
II était donc impératif de moderniser les process, avec trois objectifs principaux : sécurisation des données, rationalisation des tâches et optimisation entre les services. La renommée du progiciel de Legal Suite n'a pas été pour rien dans le choix final : « Il avait fait ses preuves chez un certain nombre d'enseignes et pas des moindre, avec une grande amplitude dans la rationalisation des baux », commente Angélique Brucker.
II s'agit en fait d'une base unique, dans laquelle l'ensemble des informations immobilières du groupe est partagé en temps réel par les services concernés (juridique, comptabilité, travaux et expansion) : suivi de l’avant-contrat, situation juridique des baux, indexation automatique selon les différents loyers, suivi des charges, des cotisations, des redevances, des chiffres d'affaires, des travaux...
Bénéfice immédiat ? « Un gain de temps énorme ! Surtout, insiste Angelique Brucker, cela nous permet d'anticiper les problématiques, via, par exemple, un système d'alerte automatique pour le suivi des échéances triennales. ». La solution Legal Suite permet en outre de gérer l’ensemble des documents relatifs au suivi du patrimoine immobilier : les plans, contrats, factures ou lettres sont attachés au progiciel et la génération de tableaux de bord rend le reporting plus aisé (état des loyers au mètre carré, suivi...).