"Ce projet de grande envergure - puisque plus de 500 agents du Ministère y ont accès - fut un des très beaux projets Legal Suite qui a d'ailleurs obtenu le PRIX du Meilleur Projet d'Informatique Juridique lors de notre soirée clients en 2007", souligne Guillaume ROUH , chef de projet, LEGAL SUITE.
Le Ministère de l’Ecologie suit à la trace
ses contentieux juridiques ».
Placé sous le feu des projecteurs depuis le Grenelle de l'environnement, le Ministère de l'Ecologie, de l'Energie, du Développement durable et de la Mer s'est lancé depuis 2004 dans un vaste projet d'optimisation de la gestion et du suivi de ses dossiers juridiques.
Car jusque-là, les différents services juridiques du ministère avaient recours à leur propre solution informatique. Progiciels pour les uns, développements spécifiques ou simples tableurs pour les autres : c'est pour palier à un véritable manque de compatibilité, de synergies et d'efficacité que la décision a été prise d'opter pour un outil commun.
"Afin d'harmoniser les outils et les pratiques en matière de suivi des dossiers juridiques, nous nous sommes mis en quête d'un progiciel juridique spécialisé avec pour préoccupation première qu'il tienne compte de spécificités de fonctionnement de chaque service", raconte Marc Rouchayrole, adjoint au directeur des affaires juridiques au Ministère de l'Ecologie, de l'Energie, du Développement durable et de la Mer.
"Les grands critères du cahier des charges fonctionnel qui sont ressortis pour le choix du nouvel outil ont été relatifs à la souplesse d'utilisation, au suivi précis des dossiers de contentieux, de fourniture d'alertes, ainsi qu'à la traçabilité des affaires entre les différents bureaux des services juridiques".
Avec plus de 500 dossiers juridiques papiers en cours, il était également essentiel que le futur outil fasse preuve d'une grande capacité en matière de collaboratif et de capitalisation de connaissances. Lancé début 2007, l'appel d'offres a été clôturé durant l'hiver 2007/2008 par la désignation d'un outil sorti du lot.
Un plan de formation utilisateurs au nouvel outil est prévu pour l'ensemble des agents des services juridiques : 130 en administration centrale et plus de 400 dans les services déconcentrés.
Ainsi, l'heureux élu se devait d'avoir comme principale qualité une modularité exemplaire pour s'adapter aussi bien au contexte de services juridiques déconcentrés que présents en administration centrale. Les besoins variant sensiblement d'un service à l'autre. "Alors qu'il était impératif que les services juridiques en centrale puissent accéder à certains modules particuliers comme ceux des affaires pénales ou des procédures disciplinaires, d'autres tel que le suivi des contentieux administratifs devaient pouvoir être accessibles pour l'ensemble des services", poursuit Marc Rouchayrole.
C’est donc le progiciel juridique Legal Suite qui a répondu aux attentes du Ministère. Seul outil capable "de fournir les indicateurs les plus précis en termes de suivi d'exposition, de risques financiers et comptables des différentes affaires juridiques" dans lesquelles le Ministère est impliqué.
Entre l'étape initiale du lancement du projet et celle, charnière, de son déploiement effectif à l'ensemble des services juridiques du Ministère de l'Ecologie, trois années auront été au final nécessaires. Une fois les phases de réflexion autour des fonctionnalités et du choix de la solution achevées, le ministère s'est focalisé début 2008 sur celles de l'intégration et de tests. Pas seulement sur des sites pilotes en administration centrale d'ailleurs, mais également dans plusieurs services déconcentrés. Après quoi, la rentrée 2008 a été placée sous le signe d'une phase de déploiement progressif qui a nécessité la mobilisation de plusieurs types de ressources complémentaires.
"Les services juridiques qui ont exercé un rôle de maîtrise d'ouvrage ont engagé jusqu'à cinq personnes dans le projet, sachant que les informaticiens internes chargés de la maîtrise d'œuvre en ont engagé autant, en plus des gestionnaires en infrastructures", indique-t-on au Ministère de l'Ecologie, de l'Energie, du Développement durable et de la Mer.
Les utilisateurs apprécient, à une large majorité, "une meilleure gestion quotidienne des dossiers juridiques et des contentieux", notamment au travers d'une traçabilité accrue de leur circulation.
D'ici la fin de l'année 2009, d'autres boucles d'amélioration et d'optimisation applicative sont prévues. En particulier en matière d'édition d'indicateurs de pilotage et de suivi d'activité, mais pas seulement.