" Face aux contraintes légales des lois Sarbanes-Oxley et LSF, LEGAL SUITE contribue à rétablir la confiance auprès des grands groupes internationaux, grâce à plus de transparence et de traçabilité dans la gestion de l'information " explique Thierry MALLAT, Directeur Général Adjoint Technologies de LEGAL SUITE.
Leader français de la fabrication de chaux et ciments, Lafarge Ciments utilise depuis plus de deux ans "Legal Suite " pour gérer tous ses contrats d'achats. Choisie en version Intranet, cette solution facilite grandement le travail des acheteurs.
Lafarge Ciments, spécialiste français des ciments, des chaux de construction et autres liants hydrauliques routiers (marques Multibat®, Durabat®, Crualys®…) qui contribue au développement de produits nouveaux tels que les bétons hautes performances, les bétons autoplaçants, les bétons et chapes auto-nivelantes, etc. Ses clients sont aussi bien les négociants de matériaux et les grandes surfaces de bricolage, que les producteurs de béton et de mortier, les entreprises routières, de génie civil et de BTP.
Pendant longtemps, la Direction des Achats de Lafarge Ciments n'utilisait pas de logiciel particulier pour gérer les contrats fournisseurs, ce qui engendrait une charge de travail importante dans la recherche d'information. Ce progiciel édité par Legal Suite, leader français des solutions juridiques d'entreprise, déjà utilisé par la Direction Juridique de cette société se prêtait très bien à la gestion intelligente d'autres types de contrats, comme ceux générés par les achats de l'entreprise.
Aujourd'hui, cinquante utilisateurs au sein de la Direction des Achats de Lafarge Ciments ont accès à la solution Legal Suite. Les acheteurs s'en servent pour gérer plus de 500 contrats - achats de matériel, de prestations de services, d'intérim, etc. - et répondre à leurs besoins quotidiens tout en gagnant du temps : suivi de la vie des contrats (de la négociation à leur expiration), recherche et partage d'informations, synthèse des clauses et des échéances clés, gestion du clausier d'actes et des documents types… " Cet outil, très fiable, apporte une vraie valeur ajoutée dans la gestion des contrats, reconnaît Philippe Soton. En particulier, la solution Legal Suite permet de faire face aux contrats tacitement reconductibles (les deux tiers sont reconductibles chaque année), grâce à un système d'alertes très pratique. "
Lafarge Ciments a choisi deux modules de la Legal Suite : LS Contrats et LS Sociétés. Installée chez Lafarge Ciments dès l'origine en version Intranet, elle se montre précieuse pour travailler en équipe autour d'une base contractuelle unique, avec en outre la facilité d'utilisation des solutions accessibles via un simple navigateur Internet. Et cela sans avoir à modifier l'infrastructure informatique existante ni pénaliser la qualité du réseau de l'entreprise. Le module LS Sociétés sert à dresser la cartographie complète de tous les sites et établissements de la filiale, une trentaine au total.
La Legal suite permet de gérer plus de 500 contrats et 350 fournisseurs avec un gain de temps mesurable au quotidien. L'outil offre une réelle visibilité à ses utilisateurs grâce notamment aux requêtes facilitées, à la validation par étape (workflow), et à la planification des tâches, une personnalisation facile suivant les besoins et le vocabulaire ; un système d'alertes pratique pour veiller au bon respect des règles de transparence de l'information et des contraintes légales nécessaires à l'obtention de la conformité aux lois Sarbanes Oxley et LSF…
Le logiciel assure la bonne gestion telle qu'elle est demandée par la certification des contrats qualité ISO 9001. Lafarge Ciments profite de l'ergonomie, de l'évolutivité et du moteur très puissant de cette suite modulaire choisie par un grand nombre de responsables juridiques ou opérationnels de grandes entreprises. La Legal Suite peut être utilement complétée par le module "Immobilier - Baux" pour une gestion approfondie du patrimoine foncier de l'entreprise, ou le générateur d'actes d'affaires intelligent Legal Business Act®, primé à plusieurs reprises.