Le contexte
Mandaté par le directeur général, le Service des Affaires Juridiques (SAJ) a animé en 2007, dans le cadre de groupes de travail, une réflexion sur les conventions. Les résultats de cette étude ont permis de développer un nouvel outil qui simplifie le processus d’élaboration et de gestion des conventions passées entre l’IRD et ses partenaires (l’Institut compte actuellement plus de 2 000 conventions « actives ») grâce à la mise en réseau des différents intervenants.
Le projet
Les résultats ont donné naissance à SIROCCO, un « système intégré de recherche, d’organisation et de création des conventions », qui dès ce 1er trimestre 2009 est accessible à tous les IRDiens via le portail du système d'information.
L’outil offre un « workflow » structuré autour de quatre activités totalement dématérialisées : l’évaluation de l’opportunité d’un projet, la création des conventions afférentes, leur gestion, et leur consultation et archivage.
Le choix de l’offre
L’outil a été conçu à partir du progiciel juridique de l’éditeur LEGAL SUITE, déjà utilisé au CNRS, au CEA et dans plusieurs universités.
A chacune de ces étapes, l'outil pourra offrir à tous les acteurs concernés une information en temps réel de l’état d’avancement des conventions. Il permettra de simplifier et de déconcentrer leur élaboration, de gérer leur exécution grâce à des systèmes d’alertes et de les consulter en ligne et ainsi de décharger les porteurs de projet du travail administratif. Elles seront accessibles via un système de recherche thématique, faisant ainsi de cette application un véritable outil de pilotage, aussi bien scientifique qu’administratif.
Les bénéfices
Au delà de la valeur ajoutée apportée par l’application (workflow, dématérialisation), le projet SIROCCO aura surtout conduit à une répartition claire des fonctions de gouvernance scientifique et de gestion administrative : validation par les départements de recherche de l'opportunité du projet scientifique, objet d'une convention de partenariat ; mise en place d'un dispositif administratif déconcentré au niveau des centres et représentations visant à simplifier et moderniser la gestion mais aussi l’élaboration des conventions, fonction majeure compte-tenu des activités de l’IRD, en partenariat.
Ce processus entièrement dématérialisé permet de simplifier et déconcentrer l’élaboration des conventions, informer en temps réel tous les acteurs de l’état d’avancement de leurs projets de conventions, générer des conventions à partir de modèles, gérer l’exécution d’une convention, accéder à toutes les conventions, et piloter l’activité contractuelle de l’IRD grâce à la production d’indicateurs.
