Guillaume ROUH, chef de projet LEGAL SUITE :
" Afin de gagner en efficacité, l'équipe commerciale peut désormais rédiger des contrats grâce à l'élaboration d'un clausier dont chaque terme a été validé en amont par le service juridique. La modélisation des contrats est également un gain de temps pour les juristes qui peuvent se consacrer davantage au soutien des autres services du groupe. "
Mondialement reconnu dans le domaine des Arts de la Table, Guy Degrenne a choisi la Legal Suite pour optimiser le suivi des contrats de son service juridique et conseiller plus efficacement les autres départements du groupe.
Coutellerie, porcelaine, verrerie, objets de table, accessoires de cuisine… Les territoires de prospection de Guy Degrenne, tant auprès du grand public que des industriels, sont à l'échelle du monde. La force de vente sillonne la planète pour décrocher de nouveaux marchés. Les acheteurs et chefs de produits travaillent avec de multiples prestataires et fournisseurs. L'ensemble génère des dizaines de contrats chaque mois qu'il faut rédiger, vérifier, suivre et faire évoluer.
Un casse-tête et surtout une grosse charge de travail pour le service juridique de l'entreprise. "Nous n'avions pas de culture contractuelle suffisamment affirmée au sein du groupe, précise Philippe Lassaux, directeur juridique du fabricant. L'informatisation de notre activité a été bénéfique. La mise en place d'une solution informatique a permis de réveiller les consciences et de faire réfléchir sur les meilleures méthodes à mettre en œuvre."
En pratique, au sein de la suite progicielle modulaire de LEGAL SUITE, Guy Degrenne a commencé par s'équiper dès novembre 2003 des modules " Consultations " et " Contrats ". Le fabricant a été d'emblée séduit par la puissance de l'outil et le fait de pouvoir assurer une parfaite traçabilité de ses actes juridiques. " En mars 2005, Guy Degrenne a migré vers la version Intranet pour bénéficier d'une gestion complètement intégrée ", indique Florian Graby, ingénieur commercial chez LEGAL SUITE.
Quelques mois auparavant, Guy Degrenne avait ajouté l'autre grand outil de Legal Suite, LBAct®, un générateur intelligent d'actes des affaires. Grâce à cette solution inédite, développée à l'origine par Bouygues Télécom et plusieurs fois récompensée pour son innovation, les responsables achats et marketing de Guy Degrenne ainsi que les commerciaux peuvent rédiger eux-mêmes les contrats à partir d'un " clausier " automatisé, sans risques puisque chaque terme et partie sont rédigés et verrouillés en amont par le service juridique.
Résultats : un vrai gain de temps pour l'équipe juridique ainsi qu'une plus grande autonomie et une meilleure réactivité pour les utilisateurs internes. Pour ces derniers, l'outil est immédiatement opérationnel et devient même la norme pour tout nouveau contrat de partenaire ou fournisseur. De son côté, le service juridique peut se concentrer sur le conseil et l'accompagnement plutôt que sur la production d'actes.
" Le choix de s'équiper d'une solution comme la Legal Suite répond à une double philosophie, résume Philippe Lassaux : mettre au centre des préoccupations de notre département la gestion des risques juridiques tout en assurant une meilleure productivité. " Le fabricant a d'ores et déjà prévu de compléter son arsenal par le module de gestion des baux commerciaux, puisqu'il est propriétaire de nombreux points de vente. Le choix de Guy Degrenne pour Legal Suite confirme la prise de conscience grandissante de la profession désireuse désormais de s'équiper d'un outil informatique à la mesure de ses enjeux.