"Nous sommes très fiers d'avoir mis en place deux solutions au sein du service juridique du CIVC, une pour gérer leurs nombreuses données à caractère personnel, et aussi celle plus "originale" qui permet de défendre l'appellation "Champagne", produit connu dans le monde entier", explique Guillaume ROUH , chef de projet, LEGAL SUITE.
Le CIVC défend l'appellation « Champagne » partout dans le monde grâce à son SI juridique.
« Nous avons recherché en 2006 un outil susceptible de nous aider dans trois directions : un spécifique, une GED du marché avec des développements spécifiques et enfin un logiciel juridique plus ou moins personnalisé » explique Marie-Christine Virion, chef de projet informatique.
« En se basant sur les attentes des équipes juridiques, nous avons choisi deux modules de LEGAL SUITE (LS CONTENTIEUX, pour le suivi des litiges, et LS BIBLIOTHEQUE, pour stocker et partager de la documentation) et nous avons demandé à l'éditeur d'apporter des modifications en termes d'ergonomie, de lien avec la messagerie et de synchronisation avec les terminaux mobiles. »
En 2009, pour gérer les nombreuses bases de données comportant des données personnelles, le CIVC a ajouté à son installation Legal Suite le module LS DONNEES PERSONNELLES.
L'outil installé, opérationnel en 2007, permet de gérer des alertes, des indicateurs, de rapprocher des dossiers (par exemple des litiges liés à des contrefaçons par une même entreprise dans plusieurs pays)... Comme toute GED collaborative, le système permet également à plusieurs personnes de travailler à partir des mêmes données ou sur les mêmes dossiers. Outre les 1075 dossiers de litiges actifs, 1500 dossiers d'archive depuis 2005 ont été repris dans les bases.
Concernant l’acquisition du module LS DONNEES PERSONNELLES « Nous avons des obligations, vis-à-vis de la CNIL, de bilans annuels et de tableaux synthétiques » indique Estelle Blond, juriste au service de protection de l'appellation et CIL du CIVC.
« Nous disposons pour le service juridique d'un serveur virtuel sous Windows Server 2003 avec Apache et Tomcat ainsi que Microsoft SQL Server 2005, ce qui nous permet de faire fonctionner tous les modules de LEGAL SUITE avec un accès full web » précise Marie-Christine Virion.
Une équipe de cinq personnes au Comité Interprofessionnel des Vins de Champagne parvient à gérer plus de 1000 dossiers contentieux actifs dans une soixantaine de pays. A cela s'est ajoutée la gestion de nombreuses bases de données à maintenir en conformité avec les attentes de la CNIL. Le module n'a été que faiblement personnalisé, essentiellement sur des points d'ergonomie.
« Désormais, plus aucun dossier ne passe à la trappe : les pense-bête sont très efficaces » se réjouit Charles Goemaere. Il ajoute : « Le collaboratif est bien géré et nous sommes satisfaits du reporting des coûts et de l'activité. Les métadonnées annexées aux dossiers permettent également de disposer d'une vision synthétique de chacun, très utile quand les dossiers durent de nombreuses années. »