" Dans le cadre de la maîtrise des risques, la Legal Suite répond à l'absence d'outil adapté en proposant une gestion réactive des fichiers à partir d'une base unique tout en restant simple d'utilisation pour les juristes. " Guillaume ROUH, chef de projet LEGAL SUITE.
Le groupe Apave, organisme technique indépendant créé en 1874, est spécialiste de la sécurité et de la qualité au service d'enjeux stratégiques, économiques et industriels.
Les grandes entreprises et structures privées ou publiques sont soumises pour la plupart à des contrôles et des vérifications obligatoires, la nature des interventions et leur périodicité étant fixées par la réglementation (décrets, arrêtés, directives européennes…). Elles font appel à des organismes indépendants pour prévenir les risques d'explosion, vérifier les dangers de rayonnements d'appareils médicaux ou contrôler ascenseurs et tapis roulants, entre autres exemples.
Positionné sur ce créneau dès 1874, le groupe Apave est devenu un " passage obligé " pour ses nombreux clients : entreprises industrielles, tertiaires, collectivités locales, hôpitaux, musées... Ses interventions vont des contrôles techniques (électricité, équipements sous pression, machines et appareils de levage) aux contrôles des installations classées (incinération d'ordures ménagères, sources radioactives, mesures de champs électromagnétiques pour la téléphonie mobile, etc.), contrôle de stockage et de transport des produits dangereux.
Ce métier historique axé sur la maîtrise des risques engendre par nature de grosses quantités de documents dont une bonne partie de nature juridique (contrats, assurances, litiges, conseils…). Ils étaient traités par des outils informatiques généralistes peu adaptés.
" Nous n'étions à l'époque que 2 personnes au service juridique, polyvalentes ", se souvient Claire Ponsin, en charge de la documentation et de la veille juridique et concurrentielle, adjointe de la responsable juridique dont le service compte aujourd'hui cinq collaborateurs. " Nous avions vraiment besoin d'un logiciel qui se charge de gérer, d'archiver, de partager tous ces fichiers autour d'une base unique. "
L'Apave parisienne (19 agences et bureaux, 1 laboratoire, 21 espaces formation et 1 353 collaborateurs) fait figure de pionnier dans la profession en s'équipant dès 2002 d'un progiciel spécialisé : la Legal Suite. Passée en version Intranet, l'Apave parisienne a pu ouvrir l'outil en consultation à la direction financière pour calculer et gérer le montant des provisions dans chaque agence par exemple. " Lors d'arrivée de pièces judiciaires, il faut être très réactif : le logiciel permet d'identifier tout de suite de quel dossier il s'agit. Cela demande que l'outil soit bien paramétré au départ, mais c'est assez simple ", complète Claire Ponsin pour qui ce type d'outil permet d'assurer une parfaite gestion des dossiers contentieux.
La Legal Suite s'avère rapidement une aide précieuse, d'accès simple avec ses menus déroulants et sa terminologie adaptée aux métiers d'Apave. Chacun sait qui suit tel dossier, identifié par un numéro unique et non plus par ordre alphabétique. Au moindre appel téléphonique, le secrétariat juridique a tous les renseignements nécessaires sur son écran. Point important, la Legal Suite a été bien acceptée par le service informatique " car elle s'est révélée peu gourmande en ressources système et réseaux, légère et ne demandant qu'une maintenance minimum ".