" La Legal Suite est un outil spécialisé pour offrir aux services juridiques de grands groupes une plus grande réactivité grâce à une parfaite maîtrise des risques et un partage contrôlé des informations ", précise Guillaume ROUH, chef de projet LEGAL SUITE.
L'équipe juridique de Agapes Restauration se repose sur la suite logicielle de droit des affaires de Legal Suite afin de suivre les milliers de contrats fournisseurs comme le parc immobilier et apporte ainsi des réponses précises aux directeurs des centres d'exploitation.
Gérer les affaires juridiques d'un réseau comme celui de Agapes Restauration nécessite une organisation rigoureuse et une capacité de réponse permanente aux questions que se posent les directeurs d'exploitation. De multiples échéances engagent la responsabilité des juristes : pas question de rater la date de préavis qui permet de rompre, si nécessaire, un bail ou un contrat. Les incidences financières seraient immédiates !
" Un restaurant fait appel à de multiples prestataires : agents de sécurité, spécialistes du dégraissage des hottes, société de nettoyage, assureur, etc. Cette habitude de l'externalisation génère dans notre entreprise 4 000 contrats que nous devons suivre, de leur création à leur terme ", explique Christophe BLOMME, responsable du projet chez Agapes. En parallèle, la direction Juridique doit aussi gérer l'ensemble du parc foncier des restaurants, avec là aussi, des incidences directes sur les résultats d'exploitation de l'entreprise.
Agapes Restauration confirme une tendance lourde de la profession : les juristes d'entreprise ne veulent plus se contenter d'outils maison ou trop généralistes. Ils veulent désormais s'équiper d'un progiciel dédié à leur activité qui puisse leur simplifier les tâches quotidiennes et les amener à se concentrer sur l'essentiel : le conseil et la maîtrise des risques juridiques. " Notre souci constant est d'être plus réactifs tout en assurant une parfaite maîtrise des risques et la sécurité des données juridiques de l'entreprise ", conclut Christophe BLOMME. Les 7 collaborateurs disposaient d'un logiciel sur mesure depuis 1999. Mais peu évolutif, il avait atteint ses limites. " Nous souhaitions ouvrir plus largement nos bases de contrats via notre Intranet tout en gardant le contrôle sur l'ensemble ", raconte Christophe BLOMME.
C'est ainsi que depuis plus d'un an, Agapes utilise la suite progicielle Legal Suite, pour ses modules " Contrats ", " Assurances ", " Sociétés " et " Immobilier/Baux commerciaux ". En 3 mois, l'outil a été opérationnel, ce qui incluait le paramétrage, la reprise de l'existant et l'intégration de nombreux documents dans la base. Et tout de suite, la puissance de l'outil s'est exprimée. Désormais, grâce au module " Baux commerciaux " de la Legal Suite, les juristes peuvent renseigner en quelques clics chaque patron de restaurant sur l'échéance de son bail, sur les franchises et le montant de la couverture assurance en cas de sinistre, sur les termes du contrat le liant avec telle société de nettoyage.
Pour être encore plus réactif face aux demandes du réseau, le service Juridique a mis en ligne une liste de réponses toutes prêtes aux questions les plus fréquentes : Quel est le loyer de tel type de restaurant ? Est-il normal qu'il augmente de 2 % chaque année, etc. " De même, nous n'avons plus à ouvrir le classeur et sortir la calculette pour calculer l'indexation des loyers : c'est le logiciel qui s'en charge ", précise Christophe BLOMME. " Le service est plus efficace, nous gagnons en productivité et nous pouvons nous focaliser sur les tâches à plus forte valeur ajoutée, sur la réflexion stratégique plutôt que sur la diffusion d'information. "
La prochaine étape sera la génération automatique des courriers d'accompagnement des actes liés à chaque dossier d'assurance, par exemple : résiliation de contrats, déclaration de sinistres... Autant de temps gagné et d'erreurs de ressaisie évitées.